Náborové desatero aneb rychlý průvodce náborem

V dynamickém světě pracovního trhu, kde je nalezení toho pravého kandidáta pro klíčovou pozici jako hledání jehly v kupce sena, se každý z nás setkává s mnohými výzvami. A právě proto jsem oprášila jeden starší materiál, který jsem nazvala Náborové Desatero, tj 10 bodů pro lepší nábor. 

Je to takový rychlý průvodce, shrnutí toho nejdůležitějšího, co je dobré pro nábor vědět a zná. Jednotlivé body jsem doplnila o odkazy na zajímavé čtení a návody. Přeji příjemné čtení. 

1. Hlavní smysl výběrového řízení = najít "ideálního" kandidáta

• Mějte jasnou představu o ideálním kandidátovi a nadefinujte pevné základy pro danou pozici. Ideálně mějte jeden univerzální template, který vždy s rolí vyplníte. Pokud nemáte představu o tom, koho hledáte, těžko jej najdete. Nadefinujte si co opravdu daný člověk musí splňovat a kde jste ochotni z požadavku ustoupit. Nezapomínejte také na culture fit, znalosti a dovednosti nejsou vše.
• Hledejte jedince, kteří chtějí a umí se učit, a kteří aktuálně výrazně nepřerůstají danou pozici. Schopnost učit se je například v rámci ecommerce a SaaS kritická, obor se rychle vyvíjí a předpoklad pro úspěch máte tehdy, když váš tým roste společně s firmou a dokáže se přizpůsobit měnícímu se prostředí. K té druhé části věty - nemám ráda slovo "překvalifikovaný", ale z mé zkušenosti pokud člověk výrazně přerůstá danou roli, bude se na ni dříve či později nudit, tj pokud víte, že z dané role nebude možný žádný posun, může to být budoucí missmatch v očekávání. 
• Buďte otevřeni konkurenci - nebojte se najímat lepší lidi než máte aktuálně na palubě, osoby s jinými zkušenostmi a praxí, jedině starší nebo mladší než je aktuální průměr ve firmě a tak dále. Obohatí vás to. Zde bych ocitovala Steva Jobse "A players hire A players; B players hire C players; and C players hire D players. It doesn't take long to get to Z players. This trickle-down effect causes bozo explosions in companies".

2. Sestavení inzerce

• Vytvořte přesný název pozice - zamyslete se i nad tím, pod jakými názvy bude inzerát hledat kandidát. Ne vždy jsou fancy anglické názvy tou pravou volnou. Někdy je lepší napsat "Prodavač/ka" než "Asistent/ka prodeje". Vždy se zamyslete pro jakou cílovou skupinu píšete. Název role v inzerátu nemusí být přesnou kopií toho jak danou roli evidujete v interním systému.
• Stanovte klíčové body náplně práce a požadavků na kandidáty - inzerát nemusí obsahovat úplně vše, jděte po podstatě. Podívejte se na dříve vytvoření job description a z něho vyjděte. Vyškrtněte méně podstatné nebo vytvořte v rámci inzerce sekci pro nice-to-have znalosti a dovednosti.
• Udržte logickou posloupnost - důležité a podstatní informace jako první, méně důležité jako poslední body v rámci jednotlivých sekcí inzerátu. Opět se vciťte do vaší cílové skupiny, pro kterou inzerát píšete. Občas zjistíte, že to nejdůležitější je něco jiného a vám to bohužel zapadlo mezi méně důležitými body inzerátu.
• Piště jednoduše - firemní slang, mnoho zkratek a cizích slov může být na škodu. Dlouhé věty rozsekejte na kratší věty, čtenář se tak do textu nezamotá. Osobně mi pomáhá si po sobě text přečíst nahlas. Pokud se čte špatně, jdu ho přepsat. 
• Někdy je těžké třeba popsat tým nebo organizační strukturu týmu, v tom případě použijte obrázky, fotografie a různé infografiky. Obrázek leckdy řekne více než desítky slov.
• Upravujte inzerci podle odezvy a podle čísel, která si můžete hlídat (bounce rate, konverzní poměr, kvalita kandidátů a jejich relevance, ...)
• O inzerát moc hezky píše a přednáší Matěj Matolín (jeho články tady).

3. Testy a úkoly

• Nadefinujte oblasti, které potřebujete otestovat - v rámci pohovorů, technického kola, ale i pomocí zadání na doma. Opět zde využijeme vytvořené job description. Například - finanční controller musí umět s Excelem a je to klíčová dovednost. Na danou roli tedy chcete do dalších kol ty kandidáty, kteří jej již ovládají. Jako první kolo můžete zadat test na doma. 
• V rámci pohovoru používejte praktické dotazy z denní praxe. Ptejte se na konkrétní věci, na příklady co jak kdo řešil, jaké měl nápady, co ho baví a nebaví a tak dále, teoretické dotazy "co by kdyby" mohou být fajn, ale kandidát u nich může snáz fabulovat a být vágnější v odpovědích než si přejete. A prosím zcela zapomeňte na dotazy typy "kdybyste byl zvíře, jaké byste byl?".
• Udržujte aktualizované zadání a dávejte kandidátům prostor pro zpracování. Zadání také musí dávat smysl - nemělo by druhé straně zabrat několik dní a vždy byste měli druhé straně poskytnout krátký feedback pokud je vypracování důvodem k zamítnutí. Je tenká linie mezi tím, co ve firmách vnímáme jako v pohodě zadání na doma a mezi tím jak moc fér to vnímá kandidát. Berte v úvahu, že kandidát bývá ve více výběrových řízeních naráz. Buďte vůči druhé straně fér - dejte feedback, dejte dost času na vypracování, poskytněte dodatečné informace pokud je to potřeba, nedávejte zadání těm, kde si nejste jisti (okrádáte je o čas) a nikdy nekraďte nápady a vypracování kandidáta pro účely firmy bez souhlasu nebo proplacení práce kandidátovi.
• Ne každá pozice musí mít úkol na doma. Sales role mohou mít různé role plays, IT role technický pohovor s členy týmu nebo live coding a tak dále. Z mé zkušenosti jsou úkoly velkým pomocníkem během selekce kandidátů. 
• Pár zajímavých článků na toto téma - Welcome to the Jungle, All about the case studies, Case studies in the recruitment process, Case Study Interviews vs. Skills Testing.

4. Spolupráce s HR

• Domluvte si s HR jakým způsobem budete spolupracovat. V rámci mnoha firem jsem vytvářela takový mini manuál na 2 A4 s jasným popisem jak budeme spolupracovat, jaké nástroje budeme využívat, jak často si budeme dávat updaty ohledně vývoje a jakým způsobem. Také jsme vždy měli sepsaná očekávání obou stran a kdo je za co zodpovědný. Vřele to doporučuji, usnadní vám to komunikaci, nebudete předpokládat a a výběrový proces bude mnohonásobně rychlejší. 
• Domluvte si i jasný postup/design výběrového řízení. Ten vždy sestavujme pro konkrétní roli v kontextu job description. Vždy si toto připravte před začátkem náboru, později se vám nahromadí kandidáti a ztratíte zbytečně moc času.
• V některých firmách si chce manažer/ka sám vybírat ze všech CV. Z mé zkušenosti do pro ně obvykle není priorita, kandidáti dlouho čekají a tím, že nábor není hlavní práce manažera, tak obvykle nemá takovou zkušenost s pracovním trhem, znalostí firem a čtením mezi řádky. Tohle získáte počtem let v rámci náboru, počtem přečtených životopisů a počtem callů a pohovorů s kandidáty.  Pokud můžete, nechte toto dělat HR/recruitera a učte se od něj. To platí i naopak - jsou role, které jako recruiteři tolik neznáme/jsou pro nás nové a naopak nám vaše pomoc s první várkou životopisů velmi usnadní preselekci. Učte se od sebe navzájem
• Buďte aktivní a udržujte rychlý proces komunikace. Ideální první reakce je do 48 hodin, ale čím kratší, tím lepší (ne vždy t oplatí, mrkněte na článek s NPS). Feedback a rozestupy mezi jednotlivými koly je ideální držet 3-5 dní od sebe. Samozřejmě, pokud umíte být rychlejší, tím lepší. Tady vám velmi pomohou sepsaná pravidla a zodpovědnosti a sepsaný jasný postup výběrového řízení (počet kdo, s kým jsou, co se v nich děje, kritéria pro postup, ...).
• Za HR prosím pamatujte na to, že bez spolupráce s hiring manažerem nikdy nebudete úspěšní. Příkladem může být můj článek o roce 2023 a až šíleném množství nabraných rolí, které by se nikdy neobsadily bez skvělých hiring manažerů.
• Více třeba ve článku 5 tipů pro plynulejší nábor, Collaborative hiring guide.

5. Forma a styl

• Věnujte pozornost detailům a myslete i na vaše chování. Sama jsem zažila, že manažer dorazil na pohovor o 30 minut později a neomluvil se. Nebo se točil během pohovoru na židli a žvýkal žvýkačku. Nebo po 10 minutách pohovoru, že odchází a ať to s kandidátem společně dotáhneme. Hrůza. Moje role byla ho s tímto chováním konfrontovat a případně situace a neschopnost daného člověka eskalovat výše. Výběrko je právě i o vašem přístupu směrem ke kandidátovi. Zkuste se vžít do role kandidáta (je to těžké) a odladit nepříjemné situace.
• Ideálně na začátku pohovoru dejte časový rámec setkání, co společně projdete, přestavte se a dejte prostor i kandidátovi pro jeho otázky. Vnímejte kandidáta, udržujte oční kontakt, neskákejte mu do řeči a doptejte se pokud je něco jasného a tak dále. Jsou věci, které jsou krajně nevhodné během pohovoru, o kterých nechci ani psát, ale pokud to vy nebo manažer dělá, rychle to změňte! 
• Vyhněte se i diskriminačním otázkám. 
• Udržujte tempo setkání, hlídejte čas a držte strukturu pohovoru. Dejte kandidátovi také prostor na jeho dotazy a vždy na konci sdělte jaké budou další kroky a do kdy může daná strana očekávat zpětnou vazbu. 

6. Vedení pohovoru

• Maximální efektivita je klíčovým cílem pohovoru. Není to čas na popovídání si, je to čas, během kterého o sobě máme zjistit co nejvíce to jde, zjistit zda kandidát splňuje zásadní parametry role a jaký je jeho fit do firmy, jeho motivace, datum nástupu a finanční očekávání. Pokud nevíte co a jak dál s kandidátem po hodině pohovoru, tak jste čas nevyužili efektivně a ptali jste se na jiné věci, než jste měli. Já jsem zvyklá mít co pozice, to soupis základních otázek, které pokládám všem kandidátům. Velmi dobře se mi pak porovnávají mezi sebou a jsem více objektivně schopna kandidáty posoudit.
• Dělejte si přípravu - projděte si před pohovorem životopis a motivační dopis, připravte si otázky, na věci, které vás zajímají a musíte je ověřit v kontextu role, otevřete si ATS a tak dále. Z každého callu si dělejte krátký zápis, shrňte si informace, pocity z kandidáta a na čem jste se společně domluvili. 
• Neptejte se mechanicky na celé CV - jděte do detailu a ptejte se na to, co v něm není a souvisí s prací kandidáta. Například - vidíte, že se dělal recruitera, tj ptát se můžete jaké role hiroval, kolik jich během roku bylo a kolik paralelně, jaká čísla sledoval, kde kandidáty hledal, co jsou jeho oblíbené zdroje a tak dále. Neptejte se v různých kolech na to samé - opakovat 3krát po sobě svůj životopis nikoho nebaví plus je to zcela zbytečné a neefektivní trávení kandidátova i vašeho času. 
• Pokládejte otázky, usměrněte a vraťte kandidáta k tématu, pokud se od něj odkloní, hlídejte si čas během pohovoru, dodržte časový limit pohovoru a tak dále. Střídejte se s manažerem v rámci pohovoru - dopředu se domluvte jaká fáze pohovoru je čí a kdo ji hlídá a věnuje se ji.
• Nejlepší materiál na vedení pohovorů je podle PDF od MUNI - kompetenční pohovory aneb Umění se ptát.

7. Vyhodnocení pohovoru

• Buďte aktivní a sdílejte své pocity. Po každém kole si ideálně udělejte čas na zápis svých poznámek a pocitů z pohovoru (já je píšu do ATS), dejte si krátký call s hiring manažerem a ohodnoťte kandidáta na danou roli (využíváme třeba škál a hodnotíme kandidáta v rámci must-have kompetencí). Osobně věřím, že nábor je velmi o číslech a co největší objektivitě, ale pocity v něm hrají roli (takový ten feeling z kandidáta).
• Vyhněte se kognitivním zkreslením. Nikdo vůči nim není imunní, ale dokážete se naučit je na sobě zpozorovat a pracovat s nimi. Takový haló efekt je pěkně zrádný a to navíc v kombinaci, kdy nemáte definovaná jasná kritéria pro hodnocení kandidátů, jasné kroky výběrového procesu a nemáte ani přípravu na pohovory! Tady vám dám více zdrojů, protože to vnímám jako kritický bod v rámci HR práce - článek na StartupJobs, článek na Welcome to The Jungle a velmi podrobný článek na TechTarget.
• Domluvte se s HR na dalším postupu., především na tom kdo dá kandidátovi vědět další kroky a kdo jej případně zamítne. Tady vám pomůže můj článek - jak si poradit se zamítáním kandidátů.
• Jakmile máte data o nováčcích ve firmě, spokojenost manažera s nováčky, fluktuace v zkušební role, délka setrvání člověka na roli atd, tak si zpětně dokážete říct, zda nabíráte a hodnotíte kandidáty správně v kontextu toho, co firma potřebuje. Celkově bych doporučila dívat se do dat v rámci náboru (inzerce, rychlost reakce, náklady, time to fill, ..), i adaptace (rychlost adaptace, výkon nováčků, spokojenost manažera, fluktuace, ...) a na základě nich dělat akční kroky.

8. Feedback

• Poskytujte kandidátům konkrétní feedback a hodnoťte to, co je relevantní vůči roli ve vaší firmě. Více jsem o tom psala například v tomto článku, ale také ve článku ohledně NPS.
• Vedle hodnocení směrem ke kandidátovi si udělejte čas i na zhodnocení sebe sama. Čas od času si položte otázku, zda nějaké věci nejdou dělat lépe, jak se asi cítí kandidát, zda je pro druhu stranu vše jasné, zda jsou výběrová řízení dost rychlá a efektivní, co by bylo dobré vyzkoušet nebo naopak eliminovat. V tomto by vám mohli pomoci mé 4 články na téma Co chtějí kandidáti od výběrových řízení (díl 1, díl 2, díl 3, díl 4). Není to raketová věda, ale i tak u spousty firem vidíte úplný opak. 
  

9. Vychytávky

• Každý máme svoje tipy, tak níže sdílím pár mých. 
• Rozložte pohovory do více dní - někdy je lepší mít 2 hodinové cally s různými lidmi než jeden dvouhodinový call se 2 lidmi. 2 hodiny času versus 4 hodiny času interních lidí plus najít v rámci vašich kalendářů a kandidátova kalendáře je jednodušší najít 1 hodinu než dvě.
• Vše v ATS - držím si vždy vše na jednom místě. Info o kandidátech, veškerá mailová komunikace, všechny poznámky a vyhodnocení pohovorů i case studies, ... Vždy vím, kde co najdu a ví to i hiring manažer. 
• Využívejte nástroje - za sebe doporučuji ATS (máme Recruitis), Asanu (nebo jiný projektový nástroj), Calendly, Google úkoly a kalendář a sdílený disk. Postupně přidávejte další nástroje, která vám uvolní ruce. 
• Ego pryč - jakmile si o sobě myslíte, že všechno víte, všechno znáte a odhadnete kandidáta za minutu nebo podle fotografie na CV, tak pozor pozor! Nikdo z nás nemá křišťálovou kouli na hodnocení kandidátů, ani šestý smysl. Během pohovoru jde o kandidáta a firmu, ne o vás osobně jako HR/manažera/recruitera, tak na to myslete.
• Mějte pochopení pro nervozitu kandidáta, pro to, že možná někdy hledá odpověď na otázku, že je nervózní, že se na vás nedívá během pohovoru (nebo online callu) anebo když za ním na online pohovoru běhají děti či štěká pes. Někdy je těžké rozpoznat, zda je o povahový rys kandidáta (ostýchavost, menší průbojnost, introverze, ...) anebo o chování v rámci nějaké konkrétní situace. Snažte se nesoudit kandidáta na první dobrou - ověřujte si informace, doptejte se, sdělte nahlas své obavy, ... 
• Připravte si záložní body pro případ slepé uličky. Možná kandidát nebude moc mluvný a vyčerpáte tak rychle seznam vašich dotazů. Možná vás manažer nechá samotné v zasedačce (jako se to stalo mně) anebo bude kandidát tak pod tlakem, že se rozbrečí. Možná vám vypadne internet, vybije se mobil, zapadne vám kandidát v systému nebo mu omylem pošlete své poznámky z pohovoru. A tak dále. Mějte vždy řešení, omluvte se a na opakující se situace si vytvořte postup/plán.

10. Přinášejte svoje myšlenky, tipy a doporučení

• Aktivně testujte nové postupy a přístupy v náboru. Upravujte hiring proces na základě zpětných vazeb, reflektujte trendy v náboru a stav pracovního trhu. Vnímejte co se kole vás děje, dívejte se na vlastní práci kritickýma očima a nebojte se učit se od ostatních.  
• Sdílejte zkušenosti a nápady s týmem a hiring manažery. Sdílení vás obohatí. Dívejte se kolem sebe - co dělají firmy kolem vás, kdo to dělá dobře, kde se můžete inspirovat, ... A také vycházejte z vlastní zkušenosti - co bylo vaše nejlepší výběrové řízení co to nehorší. A ptejte se vašich kandidátů, jsou zdrojem velmi kvalitních informací díky kterým odladíte procesy, postupy a HR produkty. 
• Zkuste AI a další pomocníky. Tady velké doporučení knihy Budoucnost NEpráce a třeba webu Digiskills. Využívejte naplno ATS, projektové nástroje, ale i třeba Google nástroje. Chtějte mít lehčí práci, myslete na efektivitu a sami sebe. 

Co by bylo vaše desatero? Je nějaký bod, který vám chybí? Dejte mi vědět. :)