Recruitis a jak ho nastavit
Nastavení systému
Bez něho se nepohnete a budete naštvaní sami na sebe, že jste si pořídili ATS, protože ne vše je tak ideální jako byla vaše představa. První kroky budou trošku krkolomné, další už v pohodě. 😊 Na začátku mi nastavení Pale Fire Capital Recruitis.io s.r.o. zabralo dost času, vedle toho jsem se dívala na tutoriály na Youtube, četla návody na blogu a paralelně k tomu psala manuál pro nás a naše portfoliové firmy.
Nedávno jsme nastavovaly s Barborou Němcovou (HR Specialist v Pale Fire Capital) Recruitis i pro naši firmu ROUVY a itrinity. Když jste si to už jednou poctivě odpracovaly, další komplet nastavení máte za 4 hodiny hotovo se vším všudy.
Čemu se hned na začátek věnovat?
◾️ Karta firmy - logo a pěkný popisek◾️ Pobočky - všude, kam nabíráte; hodí se pro inzeráty
◾️ Flow - bez flow výběrka budete jak bez rukou a základní nastavení je za mě OK, ale fakt nestačí pro super práci a přehlednost pro všechny (o tom podrobně dále)
◾️ E-mailové šablony - na všechno, co nechcete psát ručně (my jich máme asi 30 a každou vždy v CZ i EN verzi) a zároveň ty se pojí na stavy v rámci flow
◾️ Automatická šablona - pěkný uvítací e-mail, který dorazí každému, kdo vám do ATS spadne z pracovního portálu; dá se z ní odkázat na váš web/LinkedIn/popsat výběrko/přiblížit firmu a tak dále
◾️ Důvody zamítnutí - na straně firmy a na straně kandidáta tak, aby bylo vždy jasné proč jste se nedohodli i s ohledem na budoucí hledání v databázi a reporting (všichni zamítnutí mají vždy důvod zamítnutí a ideálně i poznámku se shrnutím proč)
◾️ Zdroje - můžete si ke klasickým zdrojům přidat i své; my jsme si jich přidali docela dost a pomáhá nám to sledovat odkud k nám kandidáti jdou, jaké zdroje fungují/nefungují a v jaké míře
◾️ Štítky / Tagy - nutnost, pokud chcete s databází pracovat dlouhodobě a pohodlně (o tom podrobně níže); funguje zde i možnost hromadného štítkování
◾️ Filtrační položky - pokud nabíráte více nebo je vás na HR více, je ideální vytvořit si "štítky" pro lepší hledání a následný reporting (o tom podrobně níže)
◾️ Pozice - založte si první pozici, zkuste si ji nastavit, založit si sami sebe a zkusit si napsat nějaký e-mail, tak nejlépe zjistíte, že jste si vše nastavili dobře 😊
Tak jako tak počítejte s tím, že vaše potřeby se budou vyvíjet a postupně, jak budete systém poznávat, tím více jej dokážete automatizovat a postupně upravovat i nastavení.
Nastavení flow
Za mě nejzásadnější část, která je na pár minut a udělá celý proces výběrového řízení transparentní. Osobně mi vyhovuje jedno pořádné flow na všechny pozice než několik. Různé stavy si v Recruitis odlište barvami.
Co je fajn vědět:
◾️ Na stavy flow v Recruitis jsou navázané e-mailové šablony, proto je piště až po tom, co si nastavíte flow.
◾️ Pokud je akce na flow nastavená jako "uchazeč je zařazen do pohovoru", vytvoří se vám na kartě uchazeče karta Pohovor (nebo jak si ji sami nazvete), kde si pak můžete nastavit kritéria pro hodnocení a otázky na pohovor.
◾️ Při změně flow je v Recruitis vidět datum, kdy ke změně došlo, tj jasně vidíte, jak rychle šel kandidát přes různé stavy a jak dlouho je i v celém procesu.
◾️ Stav "zamítnutý" je vždy defaultně nastaveno a je jediný* konečný. Když si chcete poznačit TOP talenty, musíte pomocí tagů nebo pomocí HOT talent nebo důvodů zamítnutí. (*v jiném systému jsme měli zamítnutý talent, tj měli jsme více stavů, které byly v rámci výběrka konečné)
Jaká doporučuji flow a akci k tomu?
◾️ Noví - Uchazeč je nový
◾️ K oslovení - Prázdná akce (využíváme pro long/short listy)
◾️ Oslovení - Prázdná akce (využíváme pro info kdo byl už osloven a píšeme si poznámku kdo)
◾️ Reminder oslovení - Prázdná akce (když nám kandidát nereaguje, ale poslali jsme follow-up a čekáme)
◾️ Prescreening - Uchazeč je zařazen do pohovoru (kandidátovi jdeme zavolat, vyzpovídat se navzájem a říct si další kroky ve výběrku)
◾️ Ke schválení - Prázdná akce (potřebuji čas na promyšlenou nebo opravu úkolu; často tak informuji manažera/manažerku, že potřebuji aby mi řekl, zda Schváleno nebo Neschváleno)
◾️ Schváleno - Prázdná akce (plus mám vždy v poznámce nebo zpětné vazbě proč)
◾️ Neschváleno - Prázdná akce (vím, že mám jít kandidáta zamítnout a v poznámkách nebo zpětné vazbě mám důvody proč)
◾️ Úkol/Test - Uchazeč je ve výběru
◾️ Pohovor - Uchazeč je zařazen do pohovoru (pokud máme více kol, tak název Pohovor 1, Pohovor 2 atd a pokaždé se založí jiná karta)
◾️ Nabídka - Uchazeč je vybrán a odešel mu nabídkový dopis
◾️ Nástup - Uchazeč je přijat na pozici
Co bych doplnila dle potřeb?
◾️ Assesment centrum - pokud bychom je dělali AC, tak je to dobrý stav a vidíte, koho jste pozvali na AC
◾️ Další pohovory - Počet pohovorů podle toho, kolik jich na danou roli potřebuji
◾️Druhý reminder oslovení - pokud posílám 2 follow-upy a chci mít přehled
Mé oblíbené stavy jsou Schváleno/Neschváleno/Ke schválení, které nám ohromně usnadňují kooperaci komunikaci v systému s hiring manažery a na HR. Díky nim je vždy jasné, co bude další krok.
E-mailové šablony
E-mailové šablony jsou to, co vám neskutečně usnadní práci a rychlost komunikace s kandidáty. Když odbavíte 5 lidí za měsíc, asi vám nevadí těch pá e-mailů napsat, ale co když se vám hlásí 500 lidí za měsíc nebo dokonce 50 000? To už se vám moc psát nebude chtít.
Ať už se vám kandidátů hlásí tolik nebo tolik, dejte si na vašich e-mailech záležet a pište je tak, jak byste si sami přáli, aby se s vámi někdo bavil. Pište je lidsky (pryč s trpným rodem), srozumitelně, vyhněte se nevhodným formulacím a negativním slovům, která mohou zbytečně zraňovat, ...
Pokud můžete, dívejte se na data, co vám funguje a nefunguje (příklady článek o NPS 1 a NPS 2) a čas od času své šablony upravte. Zde se hodí vžít se do role uchazeče a popřemýšlet, co jsou e-maily, které jsou v rámci komunikace zásadní, jaké mají obsahovat informace, jakou mají mít tonalitu atd. Přemýšlejte, kdy a jaké e-maily vám chodí e-shopů, když objednáte a inspirujte se tím.
Kdy si napsat šablonu?
◾️ Když ten samý e-mail pište už po několikáté v řadě.
◾️ Potřebujete pravidelně posílat ten samý e-mail na více lidí naráz.
◾️ Nemusíte si napsat celou šablonu, ale jen její část a zbytek vyplnit individuálně.
Jaké šablony určitě mít?
◾️ Zaslání úkolu a Potvrzení přijetí úkolu
◾️ Zamítnutí (různé druhy s připravenými kolonkami pro konkrétní důvody a zpětnou vazbu) včetně zprávy, kdy vy nemáte vhodnou pozici (super tam, kde se kandidát nehlásí na konkrétní roli a vy bohužel nemáte nic jiného v nabídce)
◾️ Výběrové řízení skončilo (když už máte vybráno a musíte zbylým kandidátům oznámit, že pozice již není k dispozici)
◾️ Pozvánka na pohovor nebo Pozvánka na online call (opět můžete mít různé verze dle náplně pohovoru nebo místa setkání)
◾️ Znovu oslovení kandidáta (když mu chcete po čase nabídnout nějakou pozici) a Nabídnutí nové pozice (když se vám na přihlášenou nehodí, ale máte pro něj vhodnější role k výběru)
◾️ Různé e-maily s předpřipravenými nabídkami na pracovní role dle typu úvazků včetně benefitů
Vylepšení šablon
◾️ Recruitis umožňuje měnit rod podle toho, zda je uchazeč žena/muž. Stačí si v rámci textu šablon kliknout jen na funkcí, co vám toto umožní. Konec šablonám v neurčitém množném čísle.
◾️ Přidejte do šablon prolinky na zajímavé články, podcast s vaším šéfem nebo váš blog, kde se před pohovorem kandidát dozví více.
◾️ Do šablon lze přidat i multimediální obsah, ale pozor na to, že čím větší bude váš e-mail, tím větší je i šance, že kandidátům začne spadat do spamu.
◾️ Mějte šablonu Zpoždění VŘ, když nestíháte a díky ní informujete kandidáta o stavu výběrka. Je to jak notifikace z e-shopu, že na zboží si máte ještě den dva počkat. Nepotěší to, ale víte, co se děje a jak na tom jste a to je zásadní.
◾️ V Recruitisu můžete mít všeobecné šablony pro všechny, ale napsat si může i každý uživatel svoje. Případně si pro různá oddělení můžete napsat jiné šablony, což se hodí a osobně to mám ráda.
My v Pale Fire Capital máme všechny šablony v angličtině i češtině a pokud pomáháme našim firmám s nastavením Recruitis, i jim děláme šablony ve 2 verzích. Šablon včetně té automatické odpovědi máme kolem 30. 😊 Některé z nich využíváme denně, některé sem tam.
Filtrační položky
Filtrační položky se v Recruitis pojí na pozice a díky nim dokážete rychle hledat v databázi vypsaných pozic. To se hodí, pokud je vás na HR víc nebo obsazujete jednu roli za druhou do různých odděleních. Nepleťte si je ale s tagy/štítky, ty slouží pro jiný účel.
Proč je mít?
◾️ Potřebujete rychle zjistit do jaké týmu se obsazovali jaké role.
◾️ Potřebujete zjistit počet obsazených rolí za jednotlivé roky.
◾️Nabíráte častěji juniorní nebo seniorní role? Potřebujete si to ověřit.
◾️ V našem případě, když pomáháme s náborem do různých firem, tak rychlé zjištění jaká role se komu pomáhala obsadit.
Jaké mít?
◾️ Firma (využíváme, protože nehorujeme jen k nám do PFC) - kde máme jednotlivé firmy, kterým aktivně pomáháme s hiringem.
◾️ Pobočka - pokud máte více poboček a nabíráte na ně.
◾️ Oddělení - položky podle toho jaká máte oddělení nebo týmy, do kterých posily hledáte. Dají se pak jednoduše najít všechny role na IT nebo na Marketing.
◾️ Úroveň pozice - například trainee, junior, medior, senior, teamleader, manager, director, C-level a podobně.
◾️ Rok - rok, kdy byla daná pozice hledaná a inzerovaná. Poslouží pak pro porovnání let mezi sebou.
Pokud obsazujete málo pozic, není potřeba mít větší množství filtračních položek, pokud nabíráte více než 10 lidí za rok, je ideální popřemýšlet podle čeho by se vám hodilo zavřené i otevřené pozice filtrovat.
Důvody zamítnutí
Důvody zamítnutí jsou vedle flow a e-mailových šablon zásadní pro nastavení jakékoliv ATS. V Recruitis si můžete nastavit ty na straně kandidáta a ty na straně firmy.
Důležité vědět
◾️ mějte takové důvody, které jsou jasné a srozumitelné co se pod nimi skrývá
◾️ nastavte si takové důvody, aby vám do budoucna pomohly
◾️ neduplikujte si důvody zamítnutí
◾️ každý zamítnutý musí mít vyplněn důvod a ideálně i komentář proč a co byly detaily/kontext - například zhodnocení úkolu, vyhodnocení pre-screeningu atd.
◾️ jelikož je v Recruitis jen jeden konečný stav (zamítnutí), tak si vymyslete i takové "důvody zamítnutí", díky kterým najdete v budoucnu TOP talenty nebo ty, kteří byli v užším kole výběru
◾️ čím jasnější důvody a detailnější rozpad, tím schopnější jste pak v rozklíčování toho jací lidé se vám hlásí a kde máte trouble (hlásí se vám třeba dost lidí, ale málo kvalifikovaní nebo hlásí se vám dost lidí, ale chtějí hlavně remote a vy to neumožňujete), což vám pomůže ho vyřešit
Nastavujete si je, protože chcete rychle najít ty, kteří:
◾️ nebyli vybráni, protože VŘ skončilo
◾️ jsou v databázi na příště a nebyli zatím osloveni
◾️ ve finále byl vybrán jiný člověk
◾️ odmítli vám nabídku
◾️ nepřišli vám na pohovor, nehodili se vám na roli, ... Jaké důvody doporučuji mít? (jen výběr)
◾️ bez reakce, datum nástupu, jazyk, lokalita, jiná nabídka, odmítnutí nabídky, typ úvazku, mzda, nedorazil/a na VŘ, nemá zájem, odstoupil/a, chybí praxe, ...
◾️ finál - vybrán/a jiný, nemáme pozici, VŘ ukončeno, přesun na jinou pozici, pozastavení náboru, ...
V rámci e-mailové šablony pak mějte připravené odrážky pro důvody zamítnutí pro kandidáta (článek o zamítání - tady). I důvody čas od času zvalidujte a rozšiřte o další relevantní. Kliknutí stavu je část 1, část 2 je vždy delší poznámky od vás na HR nebo manažera v systému se zhodnocením a rozepsanými důvody.
Tagy/štítky
Tagy/štítky jsou vedle pozic to, co vám pomůže rychle najít konkrétního kandidáta. Pokud to myslíte s ATS vážně, bez štítků to nepůjde.
Proč je mít?
◾️ Štítky slouží ke "značení" uchazečů. Pomocí kategorií umožňují sestavovat filtry pro sofistikované vyhledávání v databázi uchazečů. Díky nim dokážeme v databázi rychle najít nebo odfiltrovat/vyfiltrovat.
◾️ Hledání pomocí Pozice + Štítky je super rychlé. Přidat lze i fulltextové vyhledávání v modulu Databáze uchazečů.
◾️ Kandidáty můžete i hromadně "štítkovat" dle role anebo si "štítkovat" jednoho po druhém. (Mně štítkování moc nebaví, ale vím, že je důležité!)
◾️ V systému je vždy kategorie a pod ní jednotlivé štítky. Stejný název štítku nemůžete použít dvakrát.
◾️ Nad štítky přemýšlejte tak, aby byly dlouhodobě použitelné, univerzální a vypovídající, usnadnily vám hledání nebo naopak umožnily zúžení databáze. Tady musíte vědět, co budete dlouhodobě hledat v databázi.
Jaké mít kategorie štítků a nějaké příklady?
◾️ Obor/Role - dělení dle tagů na základní role a obory, které si chceme značit. Například budete chtít vyhledat všechny lidi, co dělají v "online marketing" nebo "právo".
◾️ Úroveň dle CV - pro značení si seniority dle životopisu. V realitě může být seniorita pro vás rozdílná, opravdu se orientuje dle údajů v životopisu.
◾️ Jazyk - značíme si jazykové znalosti kandidátů. Značíme si je až od vyšší úrovně, ne A1/A2, to je zbytečné. Příklad - budete hledat člověka pro Maďarsko a maďarským jazykem a vyhledáte si tedy všechny, co jej umí. Tady doporučuji mít i štítek "bez CZ/SK jazyka".
◾️ Vzdělání/Školy - vypište si pro vás důležité školy, ne všechny vysoké školy. Pro nějaké obory to bude zásadní, protože se bez VŠ nedohodnete.
◾️ Skills - seznam hard a soft skills daného kandidáta. Doporučujeme značit si specifické skills jako PPC, SEO, Java, CSS, Excel a další, které vám pak pomohou lépe hledat konkrétní kandidáty v databázi. Skills budete mít pravděpodobně nejvíce.
◾️ Lokalita - bude se hodit až budete hledat třeba v jiných lokalitách než aktuálně. Doporučuji přidat si i štítek zahraničí.
◾️ Nezařazené - ty, které nepatří do žádné skupiny. Patří sem i ty defaultní, které nelze smazat.
My máme další 4 kategorie, ale ty si nechám pro sebe. 😊 Štítky vám vedle důvodů zamítnutí také pomohou poznat kandidáty, kteří se vám hlásí a díky tomu dokážete říct, zda přitahujete skupinu, které je pro vás relevantní nebo naopak.
Tips & Tricks
◾️ Můžete si vytvořit šablony na dlouhodobě obsazované role a ty pak jen kopírujete s požadavkem na nábor. Nemusíte si pak už klikat otázky na cally a pohovory znovu a znovu. Za mě super.
◾️ Řekli jste si s hiring manažerem/manažerkou, že hledáte u kandidáta 5 klíčových kompetencí? Na každé pozici si můžete nastavit hodnocení kritérií a poctivě hodnotit po každém kole. Když volám třeba 20 lidem, splývají mi pak dohromady a poznámky, hvězdičky a hodnocení mi pak pomáhá vybrat kandidáty do užšího výběru.
◾️ Předpřipravené otázky na pre-screening a pohovory jsou fajn pro ty, co věří, že strukturovaný pohovor je lepší (mimochodem do dokazují i různé výzkumy ohledně validity výběrových metod). Doporučuji připravit si i prostor pro rychle poznámky a na shrnutí reakcí nebo zápis toho, na co se ptal kandidát.
◾️ Obsazujete různé pozice a víte, že potřebujete zvolit jinou komunikaci na každou cílovou skupinu? Recruitis vám umožní napsat si spousty šablon na míru. Chcete mít své speciální šablony jen pro vás? I to můžete!
◾️ Filtrování v rámci komunikace. Každý kandidát má na sobě historii komunikace s vámi a pokud jste s ním komunikovali dejme tomu z 5 pozic, dokážete si zobrazit vše v 1 nebo také per pozice. Zároveň vždy vidíte kdo danému člověku psal.
Na spoustu vychytávek teprve přicházím. Některé funkce díky tomu, že nefungujeme zcela jako klasická firma s mnoha HR, tak nevyužívám na plno (plánování pohovorů, žádání o zpětné vazby, sdílení kandidáta s manažery, ...).
Plusy a mínusy Recruitis
Ačkoli jsem s většinou věcí spokojená, je zde i pár funkcí, po kterých se mi díky zkušenosti s interním systémem na míru dost stýská. Vím, že nějaké jsou již ve výrobě a těším se!
Nejtěžší pro mě je přemýšlet dopředu na tím, na co se budeme na pohovorech ptát a připravit si otázky předem. Klikat je během callu je náročné a na nic pro obě strany. Na druhou stranu si člověk rychle zvykne a dotáhne jen zbytek přípravy k dokonalosti.
Pár plusů
◾️ Dá se pohodlně ohnout dle potřeb zákazníka bez nutnosti měnit systém pro všechny (flow, zdroje, napojení, ...).
◾️ Zapravování nějakých polí pro uživatele s menšími právy (například finance), aby je neviděli, protože to není vhodné.
◾️ Rychlé poznámky, co mohu psát k lidem bez toho, aniž bych musela jít na konkrétního kandidáta. To samé jejich posun ve flow jen na výpisu na jeden klik včetně napsání zprávy.
◾️ Skloňování a využívání rodů v rámci e-mailových šablon - stačí si dobře nastavit a e-mail se upraví podle rodu! To mě baví hodně.
◾️ Možnost hromadných zpráv, hromadných přesunů, hromadného štítkování a podobně.
◾️ Podpora ze strany Recruitis, ochota implementovat připomínky a vylepšovat produkt.
◾️ LinkedIn plug-in, který vám pořádně usnadní práci!
◾️ Přeposílání kandidátů z e-mailu do systému na jeden klik, tj během chvíle dostanete všechny CVs z e-mailu do Recruitis jen přeposláním na konkrétní e-mail.
Pár mínusů
◾️ Nemožnost formátování textu v rámci předpřipravených otázek na pohovory.
◾️ Nemožnost napsat si vlastní pokročilé filtry pro vyhledávání v databázi.
◾️ Možnost hromadných poznámek ke kandidátům - že si třeba k 50 lidem naráz na jeden klik napíšu stejnou poznámku.
◾️ Za mě horší reporting než jsem byla zvyklá z předchozího systému a horší otevírání více profilů naráz.
◾️ Když někoho zapomenu označit pomocí @, tak mu nedorazí notifikace, a pak se divím, že mi nereaguje.
Našlo by se toho v obou případech více, ale tohle je za mě to nejzásadnější. Opět záleží s čím Recruitis budete srovnávat a co byl primární účel implementace.
Shrnutí
Na závěr celého článku k Recruitis mám jen pár věcí a poznámek. Tak pojďme na ně.
◾️ Systém je o vás - jak jej využíváte, jak ho nastavíte, jak v něm fungujete a jak v něm naučíte zbytek týmu. Čím dřív si vše naklikáte, tím lépe pro vás.
◾️ První myslete a jděte se podívat na pár tutoriálu, pak jděte nastavovat systém. Ušetříte si dost času a i nervů. Vyzkoušeno za vás.
◾️ Poctivá příprava se vám vrátí zpět - předem připravené otázky na pre-screeningy, edukace hiring manažerů, jasný postup výběrového řízení a počet kol, ... I bez ATS je tohle něco, co nepřeskakujte.
◾️ Přemýšlejte nad tím, jak si zjednodušit co nejvíce práci a osekat administrativu s náborem. Ptejte se sami sebe, co vás rozčiluje a bere vám nejvíce času. Sepisujte si to a zamýšlejte se, jak to odstranit, zjednodušit, automatizovat. Dá se to, ale chce to váš čas, pochopení fungování systému a chytrá řešení, která vás později nedoběhnou.
◾️ Pořád vidím spoustu věcí, co bych chtěla, aby fungovaly jinak, aby jsem si systém mohla sama ohýbat (ne měnit účel!), abych si mohla psát vlastní filtry a tak dále, ale v tomhle jsem nadstandardní uživatel a asi nikdy nebudu spokojená... Je to ale i něco, čím dokážu posunout produkt dál a udělat jej uživatelsky příjemnější pro všechny.
◾️ Chybí vám v Recruitis něco? Určitě se na ně obraťte s dotazem a popisek toho, co vás trápí a proč. Něco lze dodělat a pomůže to všem uživatelům, něco lze řešit ihned přes jiné funkce, které možná zatím nevyužíváte. Skvělý produkt tvoří zákazníci a je fajn, že jim Recruitis naslouchá.
Díky moc za pozornost a přeji hodně úspěchů nejen s firemním ATS. 😉 Kdyby se někdo chtěl podělit o to, jak využíváte Recruitis, budu moc ráda za sdílení. Když nás bude více, můžeme vytvořit skuinku a pomoc si vylepšit naše náborové aktivity.