Hiring aneb Kondenzované zkušenosti z tisíců pohovorů

Od roku 2016 působím v HR a ačkoli jsem vystřídala několik rolí včetně těch s vedením týmů, recruitment byl vždy má oblíbená disciplína, která mi vyloženě sedla a baví mě. V 2019 jsem získala ocenění Recruiter roku. To mi dodalo odvahu a sebevědomí a zapálilo mou lásku k náboru ještě o něco více.

Jak v Alze, tak pod záštitou Pale Fire Capital, jsem obsazovala desítky rolí ročně. Poslední 2 roky bych nazvala náborovým šílenstvím v tom dobrém slova smyslu. Do Grouponu a pár dalších firem jsem totiž v 2023 nabrala na 150 lidí a zjistila, že limity neexistují a že i takové množství lidí lze odbavit v jednom člověku, pokud máte funkční procesy a ATS, fungující a kvalitní hiring manažery, víte koho hledáte a potřebujete a máte silný vnitřní motor. A nevadí vám mít i 10 callů s kandidáty denně... O mém náborovém ohlédnutí se za rokem 2024 si můžete počíst tady.

Běžně recruiter (obzvlášť z firem, kde ročně najmou vyšší stovky až nižší tisíce nováčků) projde kvanta životopisů a LinkedIn profilů, napíše snad tunu zpráv přes různé platformy a ročně eviduje stovky callů přes mobil i Teams/Google Meets. A samozřejmě i zamítne spoustu nehodících se kandidátů. Recruitment je dril a kandidát nikdy nespí. Kdo je rychlejší a vnímá kandidáta, ten ho nakonec uloví.

Pojďme se spolu podívat na pár zásadních věcí, které si z mých předchozích let odnáším. 

Důležitost hiringu

• Bez kvalitních lidí nebude firma růst a se špatnými bude strádat. Na tohle musíte při náboru myslet na jakékoliv roli a musí to dobře vědět recruiter i manažer/ka. Musíte vědět koho hledáte a potřebujete, kam firma směřuje a jaké dovednosti a typ lidí ji v tom pomohou. Vždy vycházíte z aktuálního i budoucího nastavení firmy. 

• Nábor lidí jde vždy za CEO/founderem/manažerem, je jeho zodpovědnost mít kompletní a dobře poskládaný tým, HR je jeho pomocníkem. Náročné nabídky a "přemlouvání kandidátů u nás často dělal CEO/partner fondu anebo někdo další z managementu. Jako recruiter musíte nábor hlídat, posouvat, nacházet lidi, znát trh atd, ale angažovanosti manažerů to budete mít s obsazováním rolí těžké.

• Dobří lidé vám umožňují věnovat se důležitým věcem, které firmu posouvají a neřeší maličkosti. Bývalý kolega mi vždy říkal, že je lepší nabrat jednoho dražšího seniorního kandidáta než několik nezkušených, ale levných. Tady hodně záleží na stavu firmy, ale z vlastní zkušenosti bych doporučila nedělat ústupky tam, kde nejste schopni danou věc kandidáta naučit a může být důvodem k jeho odchodu. Opět se vracím k tomu, že musíte mít jasno v tom, koho hledáte a proč. Zaměřte se i na osobní vyzrálost, komunikační dovednosti nebo schopnost sebereflexe daného člověka. Soft skills a principy se těžko (pře)učí.

• Špatný nábor vyjde draho - náklady přímé a nepřímé (mzda, zaučení, čas lidí kolem, váš čas, inzerce, čas ve výběrku, vybavení pro kandidáta, …) -> cca 100k - 1mio per pozice. Tak pozor na to! Rychlý nábor nemusí být vždy nejlepší, musíte se dívat na fluktuaci ve zkušební době, jak se noví lidé adaptují, jak dokáží plnit cíle a jak se posouvají firmou... Jako recruiter se ptejte, zda se námi nabraným lidem daří a co by bylo fajn do budoucna změnit na vaši práci. 

• Špatně vybraný hiring manažer/ka nebo manažer/ka všeobecně - má vliv na celý tým, pravděpodobně bude špatný hiring k němu do týmu, větší fluktuace a s tím vyšší náklady na nábor nových lidí do týmu (aditivní finanční náklady). A vy jako recruiter budete trpět. Řešte to. Manažer/ka je primárně zodpovědná za svůj tým, jako recruiter jste parťák, co to pomáhá plnit.

• Admin činnosti delegujte na juniora/asistentku anebo je automatizujte, využívejte nástroje, vyždímejte pořádně vaše ATS a nebojte se používat AI. Vše, co děláte opakovaně, tak se snažte zjednodušit a zautomatizovat.

Když bych to shrnula, tak:

• nábor musí být všeobecně tématem ve firmě a nejen prací jednoho člověka
• rychlost je to, co vás odliší od konkurence a dokáže nadchnout každého kandidáta
• zkušební doba je sice od slova zkusit, ale může se vám enormně prodražit
• buďte v náboru líní, pomozte si šablonami, nástroji a využijte AI

Příklad detailních nákladů

Psala jsem o nákladech. Zkusila jsem sepsat detailní rozpad nákladů u náboru jedné role. Některé náklady jsou hned zřejmé a viditelné, některé jsou dobře skryté. Počítejte se mnou:

• 💲 vytvoření job descriptionu a sepsání všech podkladů jako je inzerát, zadání case study, design výběrového řízení -> 4 hodiny = 2 000 Kč
• 💲 porada personalisty a manažera týmu – přesná specifikace pozice, sladění se -> 0,5 hodiny = 500 Kč
• 💲 inzerce na pracovních portálech -> 2 000 Kč - 30 000 Kč (inzerce na 1 měsíc na pracovním portále; ceny se hodně různí)
• 💲 zadání pozice agentuře, brief a předání agentuře, pravidelné updaty -> 5 hodin = 2 500 Kč
• 💲 čas personalisty při první selekci kandidátů (zamítání, výběr kandidátů do dalších kol) -> 3 000 Kč
• 💲 sourcing kandidátů a jejich oslovení -> hodiny * hodinová odměna HR/sourcera
• 💲 kontrola case studies, selekce a zpětné vazby, zvaní na pohovory -> 5-20minut * počet kandidátů * hodinová odměna
• 💲 osobní pohovor – čas personalisty a manažera týmu -> 60 minut * počet kandidátů* hodinová odměna
• 💲 druhý osobní pohovor – čas personalisty a manažera týmu -> 90 minut * počet kandidátů* hodinová odměna
• 💲 finální call nad nabídkou -> 30 minut * hodinové odměny všech na pohovoru
• 💲 lékařská prohlídka a test na návykové látky -> 900 Kč
• 💲 nástup nového zaměstnance – podpis smlouvy a předávacích protokolů -> 1 500 Kč
• 💲 školení BOZP -> 500 Kč

• 💲 email, přístupy, licence, ...   -> X Kč per přístup/licence

• 💲 vybavení - telefon, tarif, notebook, monitory, stůl, židle, … -> cca 100 000 Kč

• 💲 116 hodin základního tréninku a zaškolení -> 116 * hodinová odměna nováčka (čím vyšší role, tím dražší zaučení)

• 💲 další čas a starosti HR, manažerů, trenérů a kolegů -> hodiny * hodinové odměny všech

• 💲 náklady na headhuntingovou firmu -> 3 násobek hrubé mzdy kandidáta včetně bonusu, tj vyšší role minimum 300k -> cca 100k-1mio Kč

• 💲 konec po 3 měsících (mzda) -> vyplacené 3-6 mezd nováčka, když mzda 200k, tak 600k-1,2mio Kč

• 💲další hledání po špatném náboru nebo zaučení -> ztracený předchozí čas a náklady. Pokud šlo o manažerskou roli a daný člověk nabral špatné lidi nebo rozbil tým (odešli vám schopní lidé), máte nedokončené projekty, nesplněná očekávání, ... tak jsou náklady ještě vyšší.

Více jsem se tématu nákladů v rámci náboru věnovala třeba v tomto článku. Mnohokrát jsem jako recruiter "vytáhla" podobnou tabulku s náklady při diskuzi s manažerem ohledně náboru. Jakmile viděl/a čísla, vše se rychle začalo hýbat. 

Fáze hiringu

Proč zmiňuji zrovna toto? Několikrát mě absence struktury a promyšlení náboru vyškolilo. Pozitivně zrovna ne. Hodně lidí si myslí, že prostě začnou hledat a ono se to během toho, co se kandidáti začnou ozývat, poskládá a vyvine. Věřte mi, že ne. Akorát si na sebe upletete bič a dostanete se pod zbytečný tlak.

Přirozeně funguji dost systematicky a nastavené procesy mi uvolňují ruce a jistě budou i vám. Doporučuji mít před náborem jako takovým vždy jasnou strukturu výběrového řízení. Co tím myslím? Definujte si a sepište ideálně, co musíte udělat před náborem jako takovým, kolik kol bude mít výběrko, s kým daná kola budou, co v nich budete hodnotit, jak a čím ověříte znalosti/dovednosti/osobnost kandidáta, jaký je budget atd. Bude to váš zásadní dokument, který vás během hledání podrží a usměrní případnou komunikaci s manažere. 

Pro účely článku jsem to celé rozdělila na 2 fáze - před hiringem a samotný proces hiringu.

Před hiringem

• Schválení role pro nábor - že je vůbec potřeba někoho nabrat, budget a mzda na danou pozici, schválení role od CEO/CFO

• Job description - detailní popis role (role, úkoly, kompetence, nutné znalosti, detailní očekávání, proč role vzniká, …), úkoly během prvních měsíců (čím detailnější, tím lepší) a návrh odměňování dané role (známe KPIs)

• Case study na doma - doporučuji vždy chtít konkrétní výstupy a návody a ne teoretické vymýšlení. Dejte si zadáním práci a přemýšlejte i nad časem, který vám bude muset kandidát věnovat. Na úkolu musíte vidět dovednosti, které chcete a potřebujeme. Přes úkol/test/case study nesmí projít nikdo bez znalostí. Je to filtr, který do dalšího kola pustí ty, kde víte, že daný člověk má a zvládne to zásadní pro výkon dané role. Příklad - finanční controller umí perfektně ovládat Excel.

• Text inzerátu - na míru dané roli a cílové skupině. Zkuste zde využít AI a inzerát jen doladit. 

• Prescreening otázky - vytvořte cca 5-8 otázek, kde 100% poznáme fit kandidáta na roli. Tyto otázky dívejte na prvním callu s kandidátem. Celkově by měly zabrat cca 15-20 minut a opět jsou jako filtr, který říká ano/ne do dalšího kola a kandidát tak dostane jasnou zpětnou vazbu. Z mé zkušenosti je ideální řešit ihned otázku očekávané mzdy, docházku do kanceláře a datum nástupu.

• Pohovorové otázky - vytvořte si kostru dotazů (ke case study, vzdělávání se, modelové situace, role-play, odborné dotazy, …) a na ty se ptejte všech kandidátů. Díky tomu se vám budou dobře porovnávat mezi sebou a zamezíte co nejvíce nějakému zkreslení a diskriminaci. 

• Design výběrka - sestavte si jasně kolik kol bude výběrko mít, kdo jednotlivá kola vede, kdo je zodpovědný za posun kandidátů a jejich zamítání, kde komunikujte o postupu náboru a jak často si dáváte updaty, zda je potřeba zapojení agentur, … ?
  

ČÍM LEPŠÍ PŘÍPRAVA, TÍM VĚTŠÍ ŠANCE DOBRÉHO VÝSLEDKU.

Samotný hiring

• Buďte přísní v selekci. Kde mám pochyby, ověřuji a případně rychle zamítnu. Chci dávat úkoly a volat si jen s těmi, kde je šance na úspěch. Příklad - na HRBP roli se nám přihlásilo 420 lidí, na call jsem jich dle zaslaných podkladů vybrala 28. 

• Prescreening cally vám šetří hodně času a času ostatních v rámci výběrka. Když hned na začátku zjistíte firemní fit, zásadní kompetence, finance, lokalitu, představu o práci atd, tak máte opět jednodušší rozhodování. V rámci prescreeningu lze ověřit i zásadní znalosti - například angličtinu. 

• Kandidátovi posílám osekané job description, aby měl jasnou představu o roli a úkolech. Často posílám i PDF se sepsanými očekáváními a popisem firemní kultury a týmu. Toto se obvykle do inzerátu nevejde (byl by tak dlouhý, že by jej nikdo nečetl), ale druhá strana to velmi ocení. 

• CS na doma / Test jako ověření znalostí a dovedností. Jak jsem psala, dáváme co nejvíce konkrétní zadání a navíc jen tam, kde je opravdu obří šance na to, že daný člověk uspěje. Nechci plácat čas kandidáta. Každý úkol měl i jasné instrukce a kolik času má maximálně zabrat. A proč? Životopis "snese" vše, ale realita je často jiná.

• Výběr TOP 2-3 kandidátů, ty si pozveme na osobní pohovor a věnujeme jim čas a energii. Anebo je posuneme k CEO. V rámci náboru jsem si sledovala finální kola vs nabídky a držela jsem se nad 90 %, tj kdo jde u nás do finále, tak má nabídku téměř jistou. 

• Vždy máme jasnou strukturu pro všechna kola ve výběrovém řízení. Srovnáváme kandidáty mezi sebou a vůči job description. Samozřejmostí je definování si jaká je naše firemní kultura a hodnoty a zda se potkáváme s kandidátem i v těchto směrech. 

• Zjišťujeme reference na kandidáta - ideálně od 2 lidí. Děláme to u posledních kol, ne od začátku. 

• Nabídka kandidátovi - kompletní soupis pro kandidáta, často jsme dávali i soupis toho, kam se člověk může v rámci firmy posunout a s kým spolupracovat, výčet projektů a tak dále. Někdy volám já a někdy manažer sám. 

Níže příklad z jednoho výběrového řízení - čísla značí počty kandidátů v jednotlivých kolech. Čím méně kandidátů ve finálních kolech, tím lépe pro vás i kandidáty. Vy máte víc čas věnovat se pořádně jen pár lidem a pro kandidáty je šance na úspěch téměř 100%. Cíl není mít v pipelině co nejvíce kandidátů, ale co nejvíce těch, kteří mají šanci uspět a být po nástupu na roli úspěšní. 

Nejčastější chyby v hiringu

Co jsou nejčastější chyby v hiringu, kterých si všímám kolem sebe? Jde o taková všeobecná ponaučení nasbíraná v rámci let praxe. I tak se s nimi pravidelně setkávám a pravidelně je i sama sobě připomínám. Občas si totiž člověk chce práci usnadnit a udělá díky tomu akorát krok zpět a práci si naopak přidělá. 

• Chybí příprava - špatné job description, role není promyšlená, vágní zadání atd. (špatné zadání, špatný výsledek)

• Neptáte se na to, na co máte a co potřebujete u kandidáta ověřit; ptáte se na blbosti, které nejsou potřeba, a pak je těžké dát kandidátovi zpětnou vazbu při zamítnutí

• Nejdete v dotazech do hloubky, necháte se odbýt první odpovědí 

• Nevšímáte si charakterových vlastností a rysů, jdete hlavně po hard skills a přehlížíte soft skills

• Neptáte se na hodnoty, přístup, způsob přemýšlení a neřešíte culture fit 

• Nezjišťujete motivaci (co chce, co hledá, co touží najít) a důvody odchodu a co hledá kandidát v nové výzvě

• Špatná selekce během celého výběrka - moc lidí do finálního kola (marníme čas) anebo pouštíte do dalších kol kandidáty, kteří v těch dalších mají malou šanci vyhrát

• Jste pomalí (max 2 dny ob kolo, vždy feedback, vždy info druhé straně, živá komunikace, zapojení manažera), ideální první reakce je do 48 hodin od přihlášení se

• Nepíšete si zápis z pohovoru a výstupy, ke kterým se můžeme vrátit, jedete pak pouze pocitově a po paměti

• Neověřujete reference a doporučení

• Nepoučili jste se z výběrek (např. kandidáti na analytickou pozici nezvládali Excel na profi úrovni, tj dali jsme ho hned na začátek jako první kolo)

• Nedáte kandidátovi prostor na pohovoru a nevíme tak, na co bude slyšet a co ho zajímá o vás, o nabídce, co přesně hledá a jak pak máte sestavit offer

• Nabídku nestavíte na tom, co chce kandidát a na co slyší, protože jste se o to nezajímali během jednotlivých kol

• Nedáváte zpětnou vazbu, a tak všechny zamítnuté kandidáty (co si budeme, je jich většina) naštvete a šíří o vás zlé jméno

• Pomalé reakce ze strany byznysu, tj hiring managerů, natahují výběrka, ale vy je nijak nepopoženete a nedupnete si

Máte super člověka, ale nemáte využití? Dejte si jej do talent poolu anebo jej doporučte do jiné firmy, kde máte známé. Žádný kvalitní kandidát nesmí být jen tak zamítnut a ztratit se v černé díře ATS.

Konkrétní příklady hiringových chyb

Aneb příklad vždy pomůže. 

1. Jste v posledním kole výběrového řízení, manažer si nepřečetl zápis z pohovorů a callů a začínáte opět představením kandidáta a opakováním nerelevantních informací, což nás obere až o 15 minut času na důležité dotazy plus vypadáte hloupě.
2. Máte kandidáta, který prošel třemi koly pohovoru včetně testovacího dne ve firmě. Během výběrka je vše v pořádku a nepřichází žádný negativní feedback ze strany manažera. Po testovacím dni (už jste s kandidátem strávili cca 16 hodin a dělal case study) přijde feedback, že manažerovi vadí přízvuk kandidáta (je cizinec dlouho žijící v Praze) a že jej máte zamítnout. Po 2 týdnech přijde reakce, že to vlastně nevadí a ať dáte nabídku tomu kandidátovi. Kandidát je už zamítnut a pracuje jinde. Vyhodili jste 16 hodin času kvůli hlouposti, která byla zřejmá po 2 minutách na prvním callu.
3. Po 15 minutách cítíte, že je kandidát nerelevantní a nesedí vám do firmy/na roli, ale strávíte s ním ještě 45 minut na pohovoru. Lepší je to slušně ukončit a ušetřit si čas i naději.

Zní vám něco povědomě? Zamyslete se, zda těmto situacím nemůžete společně s hiring manažerem předcházet. Můžete - tím se vracím k odstavci výše. Jakmile si vaše konkrétní příklady sepíšete, rychleji se z nich poučíte a můžete edukovat i hiring manažera. 

Pravidla, která fungují

Aneb co za mě platí a snažím se tím řídit. 

• Příprava a vyjasnění si role a její pochopení ze strany HR/agentury je základ a kámen (ne)úspěchu

• Posíláme lidem dodatečné info o pozici e-mailem po přihlášení se anebo souhrn domluveného na pohovoru

• Voláme ideálně co nejdříve (ideálně do 48 hodin), pokud role hoří, voláme ten samý den!

• Vše máme v Recruitis (nebo v jiném ATS), vždy se zápisem a vracíme se k nim během jednotlivých kol

• Máme založený projekt v Asaně, kde jsou všechny hledané role s prioritou a zodpovědným manažerem i recruiterem a pravidelně si tam píšeme updaty

• Vždy hlídáme čas výběrka - každý má reakci, živá komunikace, vždy verdikt proč NE/ANO

• Ostrá selekce v každém kole (viz.  obrázek výše 50 -> 12 -> 5 -> 3)

• Posíláme TOP 3 lidi na finální kolo se sepsanou SWOT analýzou a referencí a plus to samé chceme od agentury

• Nabídka je odeslaná až v moment, že se shodneme s manažerem (voláme i posíláme e-mailem) a je vždy v hezkém templatu

• Seniorním lidem věnujeme čas (oběd, večeře, "namlouvačky", …) a stavíme nabídku tak, aby vyšla vstříc jejich potřebě (to děláme i u méně seniorních)

• Zkušené lidi jen HR nenabere (často menší firmy HR nemají), jdou za CEO/founderem, jdou za vizí a smyslem. Není to nic proti HR, ale někdy je potřeba vytáhnout silnější zbraně. U technických rolí hraje prim CTO/CPO.

Jistě by se našla i další, ale to bychom tu byli dlouho. 

Hiring je jen začátek

Adaptace a onboarding jsou navazující kroky po úspěšném náboru. Více jsem o nich psala třeba tady. Bez nich se vám může stát, že penízky utopené v náboru skončí v koši.

• Důležitá je adaptace nováčka ve firmě a nastavení onboarding plánu s jasnými milníky a konkrétními úkoly.

• I v náboru se může stát chyba, ale větší je neukončení člověka ve zkušební době, když nedodává a nakonec mu po půl roce dáme výpověď a odstupné. 

• Kritický je čas s nováčkem a čas na celkovou adaptaci ze strany manažera, protože ten je za něj primárně zodpovědný.

• Jak řídíte lidi, dáváte feedback, kontrolujete a dáváte zadání, … má stejnou váhu jako samotný hiring. Práce s nováčkem je opravdu zásadní.

Poznámka: Struktura v procesu adaptace je stejně jako v procesu náboru zásadní! 

Příklady, kdy super hiring končí zle

Na konec si pojďme říct, jaké jsou případy kdy i sebelepší a seberychlejší nábor kvalitního kandidáta končí špatně. 

1. Na pohovoru bylo vše OK, kandidát přijal offer, ale nastoupil do týmu kvůli personálním změnám pod jiného člověka. S tím ale není kompatibilní a odchází ve zkušební době s důvodem "dostal jsem lepší offer". Nikdo nezjistil důvody a s daným člověkem si nesedl a situaci nevyřešil (manažer/buddy/HR/kolega).
2. Nabrali jste seniorního člověka a předpokládáte, že když je seniorní, že vše zvládne sám a nepřijde vám důležité mu nastavit pravidelný reporting, pravidelné updaty a nekontrolujete, co dělá za úkoly, jak plní adaptaci a jak řídí tým. Po 2 měsících s hrůzou zjistíte, že nedělá na očekávaných úkolech a neplní naše očekávání.
3. Nabrali jste kvalitního člověka na danou roli, ale role je v realitě jiná než bylo náborové zadání a úkoly na nováčka jsou mimo jeho znalosti a dovednosti. Nováček tedy neplní a loučíte se.

A tak dále. Opět bych zde vypíchla nutnost dívat se na nábor v širším kontextu a pravidelně analyzovat data. Díky nim totiž uvidíte různé trendy u vás ve firmě, úzká i silná místa a dokážete na svou stranu naklonit i sebetvrdohlavějšího hiring manažera. A také budete mít nábor o něco raději. 

Závěrem bych chtěla říct, že jestliže si myslíte, že vás v náboru už nic nového nepřekvapí, počkejte pár dní a vyvede vás to z omylu. :) Buďte pokorní a naslouchejte svým kandidátům a manažerům. A nezapomínejte -  nábor je dril a dovednost, která se dá naučit a zlepšovat. Tak na další pohovory!