Pocity při offboardingu - průzkum od studentů MUNI

Minulý rok jsem studentům MUNI předmětu Praktika z personální psychologie zadala projekt, který měl za cíl zmapovat jaké pocity a myšlenky mají odcházející zaměstnanci. Moc díky celému týmu za skvělé výstupy a zpracování! Dotazník nám vyplnilo 316 lidí, takže díky i těm!

Častokrát se firmy a i my na HR věnujeme náboru, onboardingu, rozvoji a takovým těm prostě pěkným věcech v rámci cyklu zaměstnance. Offboarding* je podle mě lehce opomíjený, ale za mě extrémně zajímavý i tím, že jsem si jím už také prošla a ačkoli člověk ví, jak to vypadá z té druhé strany (řešíte výpovědi, výstupní dotazníky, ...), tak je to pak na druhé straně fakt jiné a nějaké pocity se prostě dostaví.

Sídlím tedy s vámi všemi naše výstupy z dotazníku. Třeba je využijete k lepšímu loučení se se svými zaměstnanci. Nikdy nevíte, kde se znovu potkáte.

(O onboardingu, tj naloďování lidí, jsem psala TADY.)

Proč řešit offboarding a mít procesy

• kvalitní offboarding podrží firemní reputaci a reflektuje firemní hodnoty
• pohlídání si bezpečnosti a majetku (přístupy, licence, vybavení, ...)
• dopad na fluktuaci a rozklíčování proč vám lidé končí
• udržení know-how ve firmě a předání práce
• znáte důvody proč lidé končí a víte co napravit
• zaměstnanec se s větší pravděpodobností vrátí zpět
• nehrozí ztráta psychologického bezpečí a důvěra ve firmu
• (a určitě spousta dalších věcí proč se jít podívat na váš loučící se proces)

Užitečné pojmy

• offboarding - proces odcházení zaměstnance z firmy. Používá jak pro zaměstnance, kteří se rozhodnou odejít, tak pro ty, kteří jsou propuštěni. Cílem by mělo být co nejvíce pozitivní rozloučení se a eliminace stresu u všech zainteresovaných stran. Proces začíná tehdy, kdy zaměstnanec odchází - propuštění, odchází sám, jde do důchodu, neprodloužení smlouvy, byl náhrada za mateřskou, zánik místa či firmy ukončuje činnost, ale i smrt zaměstnance (extrémní případ, ten v článku nezohledňuji).
• outplacement - souhrn metod, nástrojů a aktivit, kterými se zaměstnavatel snaží zmírnit negativní dopady redukce počtu zaměstnanců. Jednodušeji řečeno je to pomoc s nalezením nového zaměstnání propuštěným pracovníkům. 
• fluktuace - anglicky employee turnover. Dělí se na žádoucí, nežádoucí, dobrovolnou, nedobrovolnou, řízenou a neřízenou. Vydělíme počet zaměstnanců, kteří během určitého období odešli, počtem všech zaměstnanců v tomtéž období a pro získání procentuálního rozdílu vynásobíme stem. Doporučuji sledovat fluktuaci ve zkušební době, v prvním roce u firmy a pak celkovou.  Hlídejte si ji per pozice, per oddělení a per manažer.

Metodologie průzkumu

Pár čísel o průzkumu

Výsledky z průzkumu

• odcházející se těší někam jinam, tj cítí motivaci ke změně a některým se i uleví a opadne z nich stres, že nemusí v současné firmě již pracovat (nebo s někým z té firmy)
• respondenti velmi negativně hodnotí přístup a jednání nadřízeného (75 % končí z vlastní vůle, tj nebyli ukončeni) a v rámci komentářů se opakovalo, že důvodem odchodu byl i přímý nadřízený
• lehká většina lidí neměla možnost svůj odchod vysvětlit, objasnit a říct důvody nebo svůj názor na firmu v rámci dotazníku či exit interview (zde je obří prostor pro zlepšení)
• pokud sezení/dotazník proběhl, tak pro některé respondenty to bylo jen nutné formální sezení, které by raději neabsolvovali a necítili na něm zájem dozvědět se více; obvykle se více zajímalo HR než manažer nebo někdo z vedení 
• negativní pocity byly - zklamání, nervozita, stres, lítost a úzkost; většinu z nich způsoboval přístup nadřízeného 
• většině lidí chybělo především ocenění za odvedenou práci, zájem od vedení a většina také neměla možnost sdílet své pocity s nadřízeným, HR nebo s někým z kolegů
• co by odchozí ocenili - ocenění za dobře odvedenou práci, férový přístup, zájem ze strany jejich šéfa a snahu o zachování dobrých vztahů do budoucna
• důvodem pro odchody lidí je - nespokojenost a fungováním firmy, nedostatečné ocenění za práci, nespokojenost s firemními cíli, hodnotami a kulturou 
• při zvažování návratu do firmy hrají nejvýznamnější roli dobré vztahy se spolupracovníky (50, 6 %), tj pokud se něčemu chcete věnovat, tak to jsou benefity a aktivity zaměřené na budování firemní kultury, týmovosti, pospolitosti a množství i menších týmových aktivit

Doporučení na konec

• sepište si firemní pravidla pro ukončování a loučení se tak, aby reflektovala firemní hodnoty 
• proces offboardingu mějte ohnutý dle důvodu loučení se, každá situace vyžaduje jiný přístup a rychlost loučení se
• vytvořte si checklist pro offboarding (my jej máme v Asaně) a mějte v něm část pro HR, část pro managera a část pro odcházejícího 
• pohlídejte si legal věci (a informujte odcházejícího o tom jaký dokument mu kdy přijde, co musí podepsat, co si může okopírovat, vybrání dovolené, proplacení různých kartiček ...)
• v rámci loučení se odcházejícího ptejte, zda nepotřebuje pomoci s předáváním práce a zda je vše v pořádku (zda ví komu co předat, zda měl schůzku s nadřízeným, zda má již zásadní předáno, ...)
• komunikujte včas s týmem o odchodu jejich spolupracovníka a ideálně zmiňte i důvody odchodu (pokud můžete) a mějte vždy časový plán oznámení o odchodu člověka do týmu a firmy
• komunikujte transparentně co se bude dít po odchodu daného člověka, i když třeba není nikdo, kdo by práci převzal
• vždy dejte ego stranou a rozlučte se férově a slušně
• vždy si pohlídejte předání práce a vrácení všeho majetku a přístupů (pozor na firemní karty, admin práva do systémů a podobně)
• pokud ukončujete, protože musíte (firma neroste, škrty, fůze,...), nabídněte ukončeným lidem pomoc s hledáním jiné práce, výrobou životopisu, propojením s někým na HR v jiné firmě, napsáním doporučení, oceněním přes Linkedin a tak dále
• zaveďte offboarding rozhovor nebo dotazník, ale opravdu se na nich zajímejte o druhou stranu, neberte to jako nutnou formalitu 
• popřemýšlejte o zavedení outplacementu 
• shromažďujte data o odcházejících - důvody odchodu, kdo inicioval odchod, kdy daný člověk odešel, po kolika letech odešel, ... 
• měřte offboarding - sledujte úzká místa, vylepšujte proces, aktivně se zajímejte 
• s daty o odchodech a fluktuaci dlouhodobě pracujte, ukáží vám směr 
• rozlučte se s odcházejícím - společná snídaně, rozlučkový drink, dárek jako poděkování, rozlučková párty, ...
• v rámci onboardingu je opět stěžejní osoba nadřízený, jehož přístup a zájem o odcházejícího extrémně ovlivňuje celkový pocit z odchodu 
• edukujte své manažery a rozvíjejte je v této oblasti
• pokud odchází HR - nenechte ho dělat pohovory a aktivní hiring, málokdy se to potká s úspěchem (má zkušenost)

Na závěr bych chtěla poděkovat klukům do Motivation Labs za možnost být součástí Praktik z personální psychologie na MUNI. Kdybyste si chtěli někdo přečíst celý vypracovaný dokument včetně zdrojů, mohu jej nasdílet. 

PS: Offboardingu se věnujeme s dalšími experty v rámci projektu Propousteni.cz.