Jak se připravit na nástup nováčka?

Pracujete na HR a řešíte kromě náboru i onboarding? Nebo dokonce celý životní cyklus zaměstnance ve firmě, kde pracujete? Pojďme si společně ukázat, jakým způsobem se o nového člověka v týmu postarat a co se osvědčilo v praxi mně. 

Kdy se o nováčka starat?

Nejlépe již během pohovorů, kdy máte šanci říct kandidátovi vše o tom, jak vaše firma funguje, co má čekat, jak bude probíhat zaučení, co čekáte, že daný člověk na pozici zvládne a podobně. Nezapomeňte na seznámení nováčka s týmem a s manažerem (toho by měl potkat na pohovoru).

Před nástupem můžete vybranému kandidátovi poslat spoustu materiálů, které mu usnadní nástup. Budeme méně ve stresu a eliminujete možnost, že vám před nástupem nováček dá košem. Pokud splníte všechny mnou vypsané body, dostane zlatého bludišťáka za odlišení se od většiny firem.

• smlouvy s vodoznakem pošlete na doma k prostudování, rychleji je pak spolu podepíšete
• pošlete dopředu i příručku zaměstnance, ať si v ní může počíst ještě před nástupem
• pokud můžete, ukažte mu KPI, která nováčka čekají po skončení zkušební doby
• fotografii týmu přiložte k nabídkovému dopisu
• harmonogram s tím, co nováčka čeká jaký den, kde co podepíšete a kdo je jeho buddy pošlete také co nejdříve
• propojte ho s buddym a nadřízeným (nasdílejte jim kontakty navzájem)
• pohlídejte, aby měl nováček v nástupní den přichystané místo k sezení, notebook a psací potřeby a stejně tak zařiďte všechny přístupy do systémů
• jste v online režimu? nasdílejte nováčkovi pravidla práce z domova 
• buďte proaktivní, novému člověku může být trapně, že něco neví a stydí se zeptat
• před nástupem pošlete e-mail týmu, že budou mít nového kolegu či kolegyni
• je do nástupu dlouho? pozvěte nováčka na oběd, kávu nebo na firemní teambuilding 

Jak si ověříte, že se vše dlouhodobě daří? I onboarding si můžete měřit.

• fluktuace ve zkušební době - pokud je vysoká, nabíráte nevhodné lidi do firmy
• spokojenost s adaptací - v polovině zkušební doby pomocí dotazníku nebo adaptačního rozhovoru
• plnění adaptačního plánu - kolik má nováček splněno a jak moc je samostatný
• plnění cílů - jak se novému člověku daří plnit KPI na danou pozici

Kdy si s nováčkem popovídat?

• během nástupního dne při podpisu smluv
• po nástupních dnech, zda bylo vše v pořádku a spojil se svým nadřízeným a buddym
• v polovině zkušební doby si naplánujete delší schůzku s nováčkem a popovídejte si o tom, jak je spokojený a zda má vše pro svou práci
• tu samou schůzku si dejte i s jeho manažerem nebo buddym a zjistěte druhý pohled na zaučení
• buďte součástí vyhodnocení zkušební doby a chtějte přípravu od manažera i nováčka
• a pak kdykoli, kdy budete cítit, že je to potřeba =) 

Co připravit?

• pomozte manažerovi vytvořit adaptační plán
• vytvořte manažerovi checklist, co dělat, když mu někdo nastoupí
• template pro plnění cílů
• template nebo dotazník pro adaptační talk a pro vyhodnocení zkušební doby

Kde takové templaty udělat?

• Asana projekt (jdou tam tagy, milníky, % plnění, prolinkování do jiných proejktů, dedlajny, ...)
• Google forms dotazníky
• Canva - checklisty, příručka zaměstance
• Excel - kvartální cíle a jejich vyhodnocení 

Počítejte s tím, že ačkoli si přichystáte první poslední a poskytnete nováčkovi i manažerovi veškerý support, mohou se objevit problémy. Něco nemusí fungovat, nováček i přes kvalitní výběr nezapadne do týmu, může vám skončit ve zkušební době nebo na něj třeba buddy nebude mít čas. S tím vším musíte jako HR počítat a být na blízku.

Upozorněte manažera i buddyho na to, že to, jak bude nový člověk ve firmě úspěšný se odvíjí nejen od něho samotného, ale i od jejich pozornosti vůči jemu, kterou mu věnují během zkušební doby. Nezaučený nováček vás dříve či později doběhne v podobně mnoha zbytečných otázek na základní věci a špatně vyhotovených úkolů. 

Manažer i buddy musí mít na nového člověka čas. Ideálně když si schůzky do kalendáře dají hned první den po nástupu nováčka. To platí i pro přeposlání týmových porad a dalších důležitých schůzek na oddělení. 

Za zaučení nového člověka je vždy zodpovědný jeho manažer a buddy, ne vy na HR. Vy ale můžete v mnohém podat pomocnou ruku a zvednout ji vždy, když zbystříte nějaké nedorozumění nebo nespokojenost na obou stranách. 

Nefunguje nový člověk tak, jak by měl?

• dejte mu společně s manažerem okamžitou a konkrétní zpětnou vazbu na to, v čem nefunguje a co neplní a jakým způsobem tedy nenaplňuje danou pozici
• najděte příčiny, které negativně adaptaci ovlivňují a zkuste je vyřešit sami, s nováčkem nebo s manažerem
• došlo k náboru na nevhodnou pozici? zkuste se pobavit o jiné, která by i na základě odpracovaných týdnů a skillů nováčkovi sedla lépe
• není to nováčkem, ale manažerem? promluvte si s ním, od toho tam jste

• nabírejte samostatné lidi, kteří jsou schopni pracovat z domova (takhle mi bohužel 2 lidi skončili v ZD, nedokázali najít ten systém a řád) 
• dejte si pozor na to, aby měl nový člověk dedikovaného Buddyho a měli naplánované 1:1 schůzky jak s ním, tak s jeho nadřízeným
• mějte adaptační plán na každou z pozic, kde každé oddělení ve firmě má stejný základ
• mějte jasné milníky v zaučení a povinné úkoly pro všechny nabrané na dané oddělení
• mějte ideálně příručku pro zaměstnance s důležitými informacemi, kterou si v případě potřeby nováček vždy otevře 
• každý ať má svou kontaktní osobu na HR (zodpovědného HR), kdyby cokoli  
• mějte checklist pro manažera, ať ví, co má dělat, když mu někdo nový obohatí tým
• místo článků natáčejte pro nováčka videa, která pak můžete použít pro další nastupující
• sepište firemní pravidla pro home office a pro to, kdy musí být kdo online, kam se co hlásí a podobně, pokud pokračujete v remote režimu kvůli nařízením
• zaveďte v týmu nějakou povídací hodinku, co vynahradí kontakt v kanceláři (nebo večerní online víno) 
• v polovině zkušební doby nebo klidně i dříve si s nováčkem zavolejte jak se má, jak se mu daří a podobně, nečekejte na to, až se ozve on sám
• buďte chápaví, vstřícní a chápejte, že někdo je v zaučení rychlejší a někdo pomalejší
• není to ideální? řekněte to nováčkovi a případně se v dobrém rozlučte