ATS a jeho výběr

07.05.2025

Bez ATS si už nedokážu představit (pracovní) život! Moje noční můra by byla, kdybych musela zpracovávat kandidáty v různých aplikacích, ručně psát všechny e-maily, zapomínat se včas ozvat a kvůli absenci systému bych možná až 50 % uchazečů "vyghostovala". Uff! A tohle je jen pár důvodů, proč je nezbytné mít ve firmě implementované ATS. Zejména pokud nabíráte více než pět pozic ročně, nebo když vám už nestačí jednoduché ATS z pracovního portálu.

Kdybych někdy měnila práci, při pohovorech bych se určitě ptala na používané ATS a HRIS, protože jako HR (recruiter kor!) v nich strávíte hodně času. Dnes se s vámi chci podívat na to, jak vybrat správné ATS a co při jeho výběru zvážit. Během posledních čtyř let jsem tento proces absolvovala několikrát.

Co je to ATS?

Nic jiného než zkratka pro Applicant Tracking System, tj systém pro sledování uchazečů. Je to specializovaný software, který pomáhá firmám automatizovat a zefektivnit proces výběru a náboru zaměstnanců. Shromažďuje a organizuje životopisy a přihlášky uchazečů, umožňuje náborářům i manažerům sledovat celý proces náboru a automatizovat některé úkoly, ale také umožňuje měřit nábor.

ATS je obvykle napojeno na pracovní portály, HRIS, projektový nástroj a různé plug-iny. Díky integracím šetří čas všem, kteří jsou zapojeni do náboru a onboardingu nováčků. Mezi primární funkce takového ATS patří sběr životopisů, vytváření databáze a talent poolů, automatizace komunikace s kandidáty/agenturami/manažery, sledování průběhu náboru, tvorba reportů a analytiky, vytváření referral programů a podobně.

Největší výhodou je zvýšení efektivity recruiterů, tvorba databáze kandidátů, dodržování GDPR, redukce lidských chyb během náboru, možnost měření a nastavení KPIs pro nábor, ale také zpřehlednění a zjednodušení komunikace mezi HR a byznysem.

ATS je perfektním pomocníkem, bez kterého si opravdu neumím představit kvalitní nábor. Mezi známé ATS patří například Workday, Greenhouse, SmartRecruiters, Jobvite, Successfactors, Recruitee, Recru, Nalgoo, Recruitis, Datacruit. Ve firmách, kde jsem pracovala jsem měla šanci používat Recruitis, Recruitee, Workday, Greenhouse a interní systém vytvořený na míru (ATS a HRIS v jednom, takový zlatý grál).

Co brát v potaz, když vybíráte ATS?

Výběr a případná změna ATS na první dobrou vypadá jednoduše, ale doporučila bych vám dát si dvakrát víc času na výběr, vyzkoušení si všech demo verzí a pečlivě bych si je všechny proklikala a ozkoušela.

K výběru bych přizvala různorodou skupinu lidí - ideálně vedoucího HR a recruitment týmu, 2-3 recruitery, program manažera, projektového manažera, hiring manažera a někoho technického. Každý tam bude mít svou roli a každý bude tím, že vykonává jiný druh práce, vnímám ATS z jiné perspektivy. Když jsme vybírali nové ATS, bylo nás cca 8, kteří jsme do výběru byli zapojeni. Po každému demu a vyzkoušení si daného systému, jsme vyplňovali v Excel tabulce scorecard (list plný kritérií) za nás osobně.

Na co tedy myslet?

Kolik lidí nabíráte a jaký objem náboru plánujete - Potřebujete ATS pro nízký nebo vysoký objem náboru? Jaké funkce by vám pro tento objem náboru mělo ATS nabídnout (automatizace, reporting, analýzy)?
Výběr pracovních portálů - Využíváte (a budete využívat) pouze pracovní portály v ČR, nebo máte plány rozšiřovat nábor i do zahraničí? Některá česká ATS mohou mít integrace s mezinárodními portály, ale zahraniční ATS v těmi českými ne. Některé portály vám dokáží přeposílat kandidáty do vašeho ATS, ale za poplatek.
Nabíráte inhouse, nebo jste agentura dodávající kandidáty ke klientům - Inhouse nábor vyžaduje jiné nástroje než agenturní nábor, zejména pokud jde o správu více klientů a workflow přizpůsobené různým potřebám klientů. ATS pro agenturu může více připomínat obchodní CRM.
Způsob náboru – přicházejí vám kandidáti, nebo aktivně oslovujete? - Zvažte, zda převládá inbound nábor (kandidáti se přihlašují sami) nebo zda většinu náboru provádíte aktivně (sourcing, oslovování), což může ovlivnit funkce ATS.
Referral program v ATS - Zkontrolujte, zda vaše ATS nabízí možnost implementace a sledování referral programů a případně jejich gamifikaci. Ideálně by vše mělo probíhat v ATS a ne bokem e-maily.
Velikost úložiště - Posuďte, zda velikost úložiště v ATS odpovídá vašim potřebám, zejména pokud plánujete uchovávat velké množství dat o kandidátech. Někdy lze kapacitu přikoupit, ale promítne se to samozřejmě v ceně.
CRM v rámci ATS - Možnost integrace anebo ATS s CRM v jednom. V jedné firmě jsme měli agentury založené jako klienty, k nim veškeré údaje na kartách a ve stejném systému, ale jiném modulu, pak pozice a kandidáty.
Zahraniční nábor - Pokud plánujete nábor i v zahraničí, zkontrolujte, zda ATS podporuje více jazyků, měn a místní zákony, integraci na místní pracovní portály atd. V USA je běžné registrovat se na kariérní stránce firmy a až poté poslat životopis, v Česku na to koukáme velmi negativně.
Organizace náborového procesu - Bude překopávat aktuální procesy a ATS tou má pomoci nebo máte vše vyladěné a hledáte to, co vám je pomůže spíše zachovat? Myslím tím způsob hodnocení kandidátů, nastavení reminderů, schvalování pozic, automatické šablony, sdílení s manažery, zápisy ze screeningu nebo workflow (stavy) kandidátů.
Reporting v ATS - Jaký reporting ATS nabízí, jak výsledný report vypadá, jak jej lze měnit a jak jednoduše? Když budete chtít něco navíc, budete za to platit? Lze mít v jednom reportu na pár kliků vše, nebo musíte složitě vytvářet jednotlivé reporty, ale neuvidíte v nich vše dohromady? Půjde udělat export a dát si data do Excelu?
Možnosti úpravy ATS dle potřeb - Některé ATS jsou více flexibilní, umožňují větší customizaci. Zvažte, jak moc chcete mít možnost upravit systém pro vaši konkrétní firmu nebo proces. Pokud na ATS máte navázané další systémy, pravděpodobně bude potřeba individuální přístup k nastavení vašeho nového ATS.
Integrace s HRIS - Zvažte, jak dobře se bude ATS integrovat s vaším HRIS pro přenos dat mezi náborem a HR systémem. Ideální je, abyste změnili kandidáta do stavu Nástup/Hire a on se vám založil po akceptaci a podpisu nabídky jako zaměstnanec v HRIS a tím se i odeslal požadavek dál na HR.
Možnost měření NPS - Automatické měření NPS u každého kandidáta v náborovém procesu by měla zvládnout skoro všechna ATS. Zaměřte se na to, zda lze měření na nějakých stavech vypnout, zda lze nastavit po kolika dnech se dotazník posílá, zda se dá upravit znění dotazníku v závislosti na důvodu zamítnutí atd.
Možnost dotazníkových šetření - Budete chtít měřit spokojenost manažerů s recruitery a naopak? Nebo mít speciální dotazník pro kandidáty z referralu a jejich doporučitele? Některá ATS umožňují tvorbu dotazníků, tj odpadne vám nutnost vytvářet je bokem například v Google Sheets.
Další aplikace v rámci náboru - Zajistěte, že ATS se integruje s dalšími náborovými nástroji, jako jsou testovací platformy, videokonferenční nástroje, nebo marketingové platformy pro podporu employer brandingu, ale zda má ATS i nějaké zajímavé sourcing pluginy. Čím více all-in-one, tím lépe pro vás.
SMS zprávy - Půjde z vašeho ATS posílat SMS zprávy kandidátům? A co třeba zprávy na Whatsup? Nebo pokud se u vás musí registrovat, tak lze nějak využít notifikace a zlepšit tak komunikaci mezi vámi a jimi? Jak těžké bude napojit SMS brány?
Automatické nastavení KPIs pro recruitery - Zkontrolujte, zda ATS umožňuje nastavit KPIs pro recruitery a automaticky monitorovat jejich výkon, čímž se ušetří čas na manuální sledování. Ideální je možnost mít dashboardy per recruiter, souhrnné dashboardy a další pro vedoucího týmu.
Cena ATS - Zásadní faktor při rozhodování. O té se ještě pobavíme později v článku.
Rychlost a kvalita podpory od ATS - Zjistěte, jak rychle a kvalitně je dostupná technická podpora daného ATS a zda vůbec na ni budete mít nárok v rámci ceny ATS. Kvalitní podpora na straně dodavatele může výrazně zjednodušit implementaci a používání systému.
UX, logičnost a intuitivnost ATS - Ujistěte se, že systém je snadno použitelný pro všechny uživatele – od náborářů po manažery. Důležité je, jak intuitivní je rozhraní pro rychlou orientaci a efektivní práci, minimální množství různých záložek a podzáložek a pravidel, která nejdou případně nijak obejít a vy se uklikáte k smrti.
Nadstandardní funkce a možnosti přizpůsobení ATS -Zhodnoťte, zda ATS nabízí nadstandardní funkce, jako jsou AI-driven doporučení kandidátů, analýza dat nebo pokročilé integrace s dalšími nástroji.
Specifické úpravy systému na míru - Pokud máte specifické potřeby, zjistěte, jak moc lze ATS upravit, a zda je možné přizpůsobit systém na míru vašim požadavkům. Pro některé země třeba musíte mít background check, ale pro některé tuto možnost chcete vypnout. V některých zemích se například nabídkové dopisy podepisují, někde ne.
Možnost změn a úprav za běhu- Systém se nastaví a zůstane tak a každou změnu vám dělá dodavatel vs změny si umíte udělat vy sami. Obě varianty mají své plusy i mínusy.
Přenos dat ze starého ATS - Dokáže si nové ATS jednoduše nahrát data z předchozího ATS nebo je budete muset složitě upravovat? Přetáhne vám nový poskytovatel ATS všechna data zdarma, anebo jen některé a zbytek za poplatek? Anebo jen nějakou velikost dat?
Přílohy v ATS - Dokáže dané ATS načíst, posílat a otevřít všechny druhy souborů, nebo nějaké nepodporuje? Ověřte si to, mohlo by se vám stát, že v daném systému nemáte možnost například otevřít PowerPoint prezentaci.
Hodnocení a poznámky - Na co se vedle UX a intuitivnosti celkového systému zaměřte je i to, jak vypadá prostor pro poznámky, kde je vidět hodnocení kandidáta, zda a jak fungují poznámky a komunikace s manažerem na kartě kandidáta atd. Ideální je mít zápisy a poznámky viditelné na první pohled, ale nějaké systémy to mají schované na Xté záložce.
Tvorba talent poolu - Jak snadno se dají vytvořit jednotlivé talent poolu, zda v systému funguje štítkování a označování si TOP talentů. Umí systém hledat napříč celou databází nebo jen per pozice?
Rychlost implementace - Některá ATS implementujete za měsíc i s přesunem všech dat, některé vám odhadnou implementaci i na 8 měsíců. Samozřejmě jde o robustnost systému, velikost týmu, počet změn a integrací atd.
Zaučení týmu - Budete mít k dispozici zaškolovací videa tutoriály pro váš tým a manažery přímo od dodavatele? Nebo dokonce online webináře přímo na míru? Anebo si budete muset své lidi proškolit sami?

Doporučení: Sepište si za sebe zásadní vlastnosti pro ATS, pak sekundární a nice-to-have. Podívejte se na aktuální stav využívání vašeho systému anebo se inspirujte u jiných firem a nechce si poradit s výběrem. Vznikne vám výčet kritérií a přání, ten si dáte do Excelu a můžete se pustit od výběru.

Cena

Slíbila jsem, že se na tohle kritérium podíváme trošku více. Předpokládám, že to bude jeden z hlavních faktorů pro výběr a pro finální rozhodování se. Při výběru ATS se setkáte s různými cenovými modely. Dobře zvažte, která varianta je pro vás za nejlepší a nejvýhodnější. Mám zkušenost s platbou za počet uživatel/licencí v maličké firmě a pak s paušální cenou za firmu.

Cena za otevřené pozice – ATS může být účtováno na základě toho, kolik pozic máte aktuálně otevřených. Tento model je užitečný pro firmy, které mají jen několik náborových projektů ročně. Platíte za to, co skutečně používáte, což je výhodné, pokud nabíráte nepravidelně. Nevýhodné pro firmy, které nabírají stovky až tisíce nových lidí a navíc na různorodé pozice.
Cena za počet uživatelů/za počet licencí – V tomto případě se cena odvíjí od toho, kolik lidí v týmu ATS aktivně používá. Platíte podle počtu HR pracovníků nebo náborových manažerů, kteří mají přístup do systému. Tady pozor na to, co znamená aktivně. Obvykle to, že mají založený účet v daném ATS a ne to, že do něj minimálně jednou ta týden "vlezou!. Tento model se hodí pro menší týmy, kde systém využívá jen několik klíčových osob.
Cena za počet zaměstnanců – Cena je nastavena podle celkového počtu zaměstnanců ve firmě. Tento model se používá často v kombinaci s širšími HRIS systémy a je výhodný pro firmy, kde náborové potřeby závisí na velikosti firmy. Pozor na to, že v HRIS máte třeba i dodavatele, tj cena se bude odvíjet od počtu lidí v HRIS a ne vyloženě od zaměstnanců.
Cena za firmu – Jednorázová nebo paušální cena pro celou firmu bez ohledu na počet pozic, uživatelů nebo zaměstnanců. Tento model je vhodný pro větší firmy, které chtějí předvídatelné náklady a nechtějí řešit jednotlivé položky a navíc nabírají vyšší desítky pozic a potřebují mít přístupy do systému pro větší počet recruiterů, manažerů, ale třeba i agentur.

Cena za počet kandidátů – Některé systémy účtují na základě toho, kolik kandidátů spravujete. Tento model může být atraktivní, pokud chcete omezit náklady v období, kdy přijímáte méně uchazečů. Model může být velmi nevýhodný, pokud se vám hlásí hodně nerelevantních kandidátů, za které pak zbytečně platíte.
Cena za modulární funkce – Některé ATS nabízejí koupi jen určitých modulů - platíte si jen za funkce, které skutečně potřebujete (např. reporting, integrace s HRIS, automatizace). Tento model vám umožňuje přizpůsobit náklady podle vašich potřeb a růstu. Nevýhodný je tam, kde byste rádi ATS se vším všudy.
Roční vs. měsíční platby – Setkala jsem se možností slevy za roční předplatné oproti měsíčnímu. Anebo slevy při smlouvě na X let dopředu. Pokud budete ATS implementovat, je dost pravděpodobné, že si jej nějako udobu ponecháte.

Scorecard

Je to metoda, která vám umožňuje strukturovaně a objektivně hodnotit různé ATS systémy na základě vámi definovaných kritérií (viz výše to zamyšlení se). Jde o přehledný seznam požadavků, funkcí a vlastností, které jsou pro vás důležité, a ke každé z těchto kategorií přiřadíte určitou váhu (od 1-5, důležitost) a hodnotu (1-10, jak daný ATS plní kritérium). Kromě toho vám pomůže lépe porozumět možnostem, předejít nákladným chybám a lépe komunikovat výběrový proces s ostatními členy týmu. Je to velmi transparentní a efektivní nástroj pro výběr (scorecard se používají i pro hodnocení kandidátů).

Proč?

Objektivní rozhodování se (stejná kritéria pro všechny, stejné otázky a benchmark)
Jasný rámec pro hodnotitele
Eliminace subjektivity a předsudků vůči nějakému systému
Přehlednost a vše na jednom místě
Personalizace (váhy a hodnota)
Porovnání různých ATS systémů
Poklady pro shodnutí se ve výběrovém týmu
Snížení rizika, že vyberu nevhodně nebo vyloženě špatně
Odhalení skrytých slabin ATS
Podklady pro vyjednávání s vedením
Snadná obhajoba vybraného systému
Kvantitativní i kvalitativní hodnocení
Podklady pro předpověď nákladů

Předpřipravený scorecard najdete ke stažení na stránce Smartsheet, Scribd anebo na SlideShare. Pěkný návod v angličtině naleznete na Medium od Roba McIntoshe.

Ke kritériím si přidělte váhu. Jak?

Kde máte nejvíc práce, tak to chtějte 100% zautomatizovat. Například - chtějte, aby všechny vaše zdroje kandidátů alá pracovní portály i LinkedIn i doporučení posílali kandidáty do ATS bez vašeho přičinění. Nebo možnost vytvořit si tolik e-mailových šablon, které píšete jinak ručně kandidátům, co potřebujete a navíc v různých jazycích.
Aby komunikace s kandidátem vždy byla v ATS - e-maily, poznámky, všechny přílohy, komentáře od manažera a i třeba podklady od agentury, nahrávky atd. Ideální je, aby u kandidáta bylo vidět kdy jste mu psali naposledy a kdo, zda to byl e-mail nebo třeba i SMS nebo online call. A super je možnost plánovat pohovory z ATS - pošlete na výběr sloty a kandidát si sám vybere.
Čím více kandidátů a touha mít KPIs v náboru, tím větší váhu dejte tomu, aby vaše ATS umělo hlídat lhůty a remindery. Ideální je, kdyby ATS umělo poslat jednou denně e-mailem na všechny recruitery seznam toho, co daný den musí udělat. Například odbavit kandidáty, co jsou nově přihlášení a nikdo se jim ještě neozval.

Propojení s HRIS

Faktor, nad kterým bych se opravdu hodně zamyslela. Zde se schovává obří možnost automatizace - požadavky na HR admin/payroll/IT support se založí sami, elektronické podpisy offerů i smluv, automatické vytvoření zaměstnance, e-maily před nástupem, propsání dat z ATS do HRIS a naopak, propojený reporting a analytika...

ideální je mít HRIS a ATS v jednom, ale zatím jsem neviděla tyhle 2 systémy dohromady, kde by oba dva byly skvělé
zda nové ATS umožňuje integraci na můj HRIS a co lze automatizovat a co budu muset klikat ručně
Otázky: Založí se zaměstnanec sám, pokud bude v ATS jako nástup? Lze poslat z ATS offery a podepsat je ze strany firmy i ze strany kandidáta? Umí ATS rozlišit mezi různými offery pro různé země? Vidím v ATS i mzdové schody na pozice a i jejich nákladová střediska? ...

Jak na demo cally?

Velký rozdíl jsem viděla mezi EU a US poskytovateli ATS. S těmi z US to vždy bylo na minimálně 5 callů, první byl vždy "kecací" a vlastně i ty další. ATS vždy uměli daleko lépe prodat, než EU hráči. Ti šli naopak hodně po technické stránce svých systémů a cally tak byli někdy až moc náročné.

Vždy jsme po seznamovacím callu chtěli přístupy do jejich demo a ideálně nějaké video, kde nás demo účtem provedou. Také jsme jim vždy poslali náš Excel plný otázek a kritérií, který měli za úkol do dalšího callu vyplnit a přidat poznámky. My jsme si zatím prozkoumávali demo a vyplňovali každý svůj sheet v rámci scorecardu. To se nám ukázalo jako poměrně elegantní a efektivní řešení.

Nešvary při výběru a používání ATS

Máte ATS, ale recruiteři a manažeři tam nechodí.
Náboráři v ATS fungují, ale manažeři jim posílají poznámky mailem a do ATS nechodí.
Implementujete ATS, ale nikoho jste na něj neproškolili.
Systém je funkční, ale není intuitivní nebo je špatně nastavený, a tak klikáte a divíte se, co se děje pod rukama.
Vaše ATS má nutnost registrace kandidáta na stránce a až pak možnost zaslání životopisu.
Nemožnost zkrátit/zjednodušit formulář pro přihlášení se.
Nemožnost propojit vaše současné kariérní stránky a ATS nebo nutnost přesunout kariérní stránky na stránku dodavatele (když vyměníte ATS, kariérní stránky přestanou fungovat).
Příliš se spoléháte na automatizaci bez lidského dohledu.
Nabíráte v zahraničí, ale vaše ATS neumí podpisy offerů a pracovních smluv ani background checky.
Nabíráte v zahraničí, ale v ATS chybí možnosti lokalizaci formulářů a GDPR pro různé země.
Nekomunikovali jste s IT oddělením o technických požadavcích a podpoře systému.
Nepřemýšlíte nad škálováním a budoucností a vyberete si systém pro malou firmu, i když ta vaše bude za 2 roky dvojnásobně větší.
Chybí vám pravidla pro náboráře a hiring manažery.
Chcete si ohnout systém sobě a ne se přizpůsobit systému.

Takto bychom mohli pokračovat dlouho. :)

ATS MUSÍTE NASTAVIT! ŽÁDNÉ NENÍ SAMO O SOBĚ PERFEKTNÍ!

Super fičury

Níže najdete výčet fičur, které jsme v rámci jednotlivých ATS měli možnost vyzkoušet. Hodně z nich měla všechna ATS, ale provedení (logičnost, intuitivnost, jednoduchost, ...) byla jiná. Osobně jsem zvažovala vždy 2 roviny fičurek - užitečnost ve smyslu ušetření času a využití v rámci reportingu.

nastavení vlastního reportingu
nastavení vlastního flow a k němu automaticky přiřazené důvody zamítnutí
nastavení data další reakce, tj kdy se mám kandidátovi ozvat (a on mi pak vyskočí ten den v systému jako reminder)
schvalovací workflow pro pozice
sledování dat výběrového procesu (datum vypsání, obsazení, začátek hledání pozice, target vs realita)
vytváření sofistikovaného talent poolu
marketingové kampaně a hromadná komunikace
možnost videohovorů a klasických hovorů přímo z ATS
zobrazení, když volá kandidát
upozornění na nadcházející schůzky
kandidát vidí, v jaké fázi výběrového řízení se nachází
integrace kalendářů a plánování pohovorů
skloňování a genderově korektní šablony
více automatických šablon pro první kontakt s kandidáty
personalizované šablony v různých jazycích
propojení se sociálními sítěmi
možnost propojení s kariérní stránkou
export dat o kandidátech (reporting, mzdové průzkumy, NPS apod.)
nezávislé hodnocení kandidátů po pohovoru
propojení s CRM pro HR/marketingové kampaně
AI asistenti s možností úpravy promptů
strukturování a export poznámek
šablony s možností přidání obrázků, videí, odkazů a příloh
export kandidáta do PDF (celá jeho karta včetně, různé možnosti stažení)
grafická podoba e-mailu pro kandidáta
možnost posílat SMS nebo Whatsup zprávy kandidátům
různé úrovně oprávnění pro uživatele
možnost přidat agentury do ATS
automatické hodnocení životopisů
nalezení podobných profilů dle životopisů napříč ATS
chatbot a voicebot
mobilní aplikace pro recruitery a manažery
možnost interního náboru - speciální rozhraní pro interní kandidáty a možnost vytvoření interních kariérních stránek
správa referencí a doporučení
testování a úkoly pro kandidáty přímo v ATS
možnost správy pracovních povolení a víz
nástroje pro sledování diverzity a inkluze

Zamyslete se nad tím, co fakt potřebujete a jak to má vypadat. Vyzkoušejte si v rámci demo přístupů pro vás zásadní věci. Něco může být jako fičura v ATS, ale je tak složitá, že pak budete akorát naštvaní. Využívejte demo callů a demo přístupů! Jsou systémy, které jsou technicky velmi dobře udělané a lze je různě upravit (a vy dostanete hodně volnou ruku), ale musíte pak opravdu vědět, co chcete a mít ve firmě někoho technicky a analyticky zdatného. Pokud ne, nedomyslíte celkové nastavení, reporting pak nedává smysl a systém si ohnete nesprávně.

zpět na blog