Jak zvýšit účast kandidátů na pohovorech

Posíláte e-maily, voláte, potvrzujete termíny… a kandidát se na pohovor stejně nepřipojí nebo nedorazí. Není to realita jen vaší firmy. Je to dnes bohužel poměrně běžné. Frustrující obzvlášť ve chvíli, kdy nabíráte větší objem rolí a hraje se o čas. A tak se dnes společně podíváme, co s tím dělat v praxi. Nevyřešíme 100% případů, ale věřím, že zvýšíme procento těch, kteří se na pohovor dostaví. 

Spoiler: Velmi záleží na to, jak máte nastavený proces, komunikaci a tempo. Nejde o "nahánění kandidátů", ale o to, aby měli důvod dorazit. A také o to, jaký typ pozic obsazujete, nějaká mají opravdu svá specifika.

Motivace kandidátů k účasti na pohovoru

• Kandidát často nepřijde proto, že mezitím kývne jinde, znejistí, nebo prostě "vyšumí". Klíčová je rychlost a jasnost hned od prvního kontaktu.
• Velmi dobře funguje kombinace potvrzovacího e-mailu a SMS. Ideálně s pozvánkou přímo do kalendáře, kde má kandidát všechny informace pohromadě. Připomenutí den před pohovorem by mělo být samozřejmostí – a opět klidně i přes SMS, ne jen e-mail.
• Osvědčilo se mi posílat krátké poděkování za potvrzení pohovoru. Zní to banálně, ale vytváří to mentální závazek: "počítají se mnou". Stejně tak personalizace pozvánky – oslovení jménem, krátká věta navíc – dělá rozdíl mezi automatickou zprávou a lidským kontaktem.
• Velkou roli hraje obsah, který kandidát dostane ještě před pohovorem. Krátké video o roli a týmu, jednoduchý one-pager s benefity, informacemi o náplni práce a alespoň rámcově i o penězích nebo směnách. Kandidát potřebuje rychle pochopit, co z toho bude mít on, ne jen co očekává firma.
• Pokud máte dobré hodnocení na Atmoskopu nebo jenFirmy, nebojte se ho využít v komunikaci. Sociální důkaz funguje i v náboru. A pokud nemáte, tak to kandidátovi vysvětlete.
• A jedna hodně praktická věc: ověřujte, jestli je celý proces zvládnutelný z mobilu. Ne každý má k dispozici notebook s kamerou. Někdy stačí explicitně napsat, že připojení z telefonu je naprosto v pořádku – a účast se zvedne.

Rychlost a dostupnost jako konkurenční výhoda

• Čím rychleji reagujete na životopisy/zájem kandidáta, tím vyšší šance, že kandidát skutečně dorazí. Ideální je volat ten samý den nebo nejpozději do dvou dnů. Stejně tak nabídnout termíny pohovoru co nejdříve po prvním kontaktu (využijte třeba Calendly).
• Pokud se nedovoláte, zkuste to znovu. Nezvedá vám kandidát telefon? Napište mu SMS nebo e-mail. Neodepisuje na e-mail? Zavolejte znovu v jiný čas. Kandidáti mají různé preference kontaktu a HR by se jim mělo umět přizpůsobit. Plus berte na vědomí to, že mohou být v práci a nemohou vám telefon zvednout.
• Důležité je také ptát se, zda jsou kandidáti i v jiných výběrkách (ne vyzvídat, ale zmapovat si, zda jsou s námi napřed nebo naopak pozadu) a jak rychle potřebují dát vědět. Ne proto, abyste tlačili, ale abyste dokázali proces realisticky nastavit. 

Přemýšlejte už o pre-onboardingu

• Udržení kandidáta nekončí pohovorem. Velké riziko odpadnutí vzniká mezi přijetím nabídky a nástupem. K tomu jsem napsala samostatný článek.
• Zamyslete se nad tím, jak dlouho kandidáti čekají na nástup a co se v té době děje. Video uvítání, ukázka kanceláří a zázemí, krátké vysvětlení, co je čeká první den a v prvním týdnu, výrazně snižují stres a nejistotu. 
• Dobře funguje jednoduchý harmonogram nebo onboarding book zaslaný hned po přijetí nabídky. Pokud dává smysl, nabídněte e-learning o produktech nebo možnost se ještě před nástupem online potkat s týmem, případně zajít na kávu či oběd.
• Klíčové je, aby měl kandidát konkrétní kontaktní osobu, která se mu ozývá a je k dispozici pro dotazy - včetně technických drobností. Osvědčilo se mi propojit kandidáta s manažerem. 

Otázky, které stojí za to si položit

• Jak rychle se ozýváme od doručení CV? Jaký je náš plán, když se kandidátovi nedovoláme? Umíme hned na začátku ukázat, co z role bude mít on? Jaké motivační spouštěče mají naši typičtí kandidáti – peníze, jistota, kariéra, smysl?
• Jak rychle nabízíme termín pohovoru? Je pozvánka atraktivní obsahem i formou? Ví kandidát přesně, jak bude pohovor probíhat, kdo tam bude a kolik času zabere? Nepůsobí náš proces příliš formálně nebo anonymně?
• Co kandidátovi může bránit přijít – čas, lokalita, forma, obavy? Neznamená pro něj pohovor zbytečné riziko, například nutnost vzít si volno v práci? Má už v předvýběru nějaký "wow moment"?
• A u pre-onboardingu: nejsou materiály příliš zahlcující? Jsou aktivity dobrovolné, nebo působí jako povinnost? Může si kandidát zvolit tempo? Jde vše absolvovat i z mobilu?
• Další otázky a mé tipy z praxe najdete v samostatném článku.

Sledujte data, ne jen pocit

• Dlouhodobě se vyplatí sledovat konkrétní HR metriky: kolik kandidátů po přijetí nabídky skutečně nastoupí, jak dlouho trvá doba od nabídky k nástupu, kolik lidí nepřijde první den, jaká je retence po prvním a třetím měsíci. 
• Dívejte se také na zapojení v pre-onboardingu – kolik kandidátů otevírá e-maily, sleduje videa, účastní se dobrovolných aktivit. A jak rychle reagujete na jejich dotazy. Právě tady často vzniká rozdíl mezi "vybral jsem si vás" a "nakonec jdu jinam".

Účast kandidátů na pohovorech není o "štěstí" ani o tom, že by dnešní kandidáti byli méně spolehliví. Ve většině případů je to o rychlosti, srozumitelnosti a pocitu jistoty, který jim během procesu dáme. Čím lépe dokážeme kandidátovi vysvětlit, co ho čeká, proč je pro nás zajímavý a že s ním počítáme, tím menší je šance, že se cestou ztratí. A když ano, nezanechá to v něm nepříjemný pocit, že se mu nikdo nevěnoval. 

A pokud se i přesto občas někdo neukáže? Neberte to osobně. Sledujte data, upravujte proces a hledejte drobná zlepšení. Právě ta mají v náboru často největší dopad. Držím vám palce!