HR vánoční úklid aneb jak mít čistý stůl

Takhle před Vánoci se musím zeptat - máte hotový vánoční úklid? Já ano, ale opět trochu jinak, než že by se mi doma blýskala okna a z podlahy by se dalo jíst. Letos jsem ho vzala čistě HR pracovně a myslím si, že čas od času je takový úklid velmi efektivním nástrojem pro všechny na HR. 

Pořádek v HR agendě totiž není jen "nice to have". V praxi znamená méně operativy, méně chaosu, méně vět typu "to jsme si měli říct už v prosinci" a hlavně klidnější start do nového roku. Na kvalitních základech se totiž dobře staví. A když si je teď v prosinci připravíte, v lednu se vám to celé nesesype na hlavu. Zmiňuji sice ty Vánoce, ale uklidit si můžete kdykoliv během roku. 

Vánoce jsou ale tak nějak ideální na to se na chvíli zastavit, zvolnit tempo a podívat se na HR věci s odstupem. Bez denního tlaku, bez deseti otevřených chatů a bez pocitu, že "tohle teď fakt nestihnu". 

Co všechno tedy může patřit do HR úklidu?

• Začala jsem u personálních nákladů a budgetu. Je to téma, které se často odsouvá, ale právě konec roku je na něj ideální. Projít si, jestli jsou personální náklady ve správných kolonkách, jestli částky odpovídají realitě a dávají smysl i směrem k dalším letům a strategii firmy. Dívám se na počty FTE, plánované nástupy, růsty mezd i benefity. Tenhle krok vám výrazně pomůže při lednových debatách s financemi a managementem - a hlavně sami víte, na čem jste.
• Další zastávkou byl HRIS. Otevřela jsem ho s otázkou: Jak by se v tomhle systému orientoval někdo, kdo ho uvidí poprvé? Zkontrolovala jsem štítky, filtry a pohledy, podívala se na konzistenci dat a věci, které už můžu bez výčitek archivovat. Zároveň jsem si připravila nové šablony - onboarding, změny, offboarding. Čisté HRIS znamená méně ruční práce, menší riziko chyb a víc prostoru řešit lidi, ne tabulky. Tady mám tedy vygenerované úkoly na leden, co by bylo fajn vylepšit a zjednodušit si tak práci. 
• Velké téma je pro mě každý rok ATS a komunikace s kandidáty přes svátky. Prosinec je ideální čas nastavit si vánoční nebo dovolenkovou automatickou odpověď po přihlášení se na inzerát - lidskou, srozumitelnou, s informací, že má HR omezený provoz, kdy se znovu ozveme a s přáním hezkých svátků a úspěšného nového roku. Letos jsem si navíc říkala, že krátké vánoční video kandidátům vůbec není špatný nápad (neudělala jsem to, ale tip vám píšu). Zkuste být kreativní.
• S tím souvisí i informování kandidátů o průběhu výběrových řízení. Dát jim jasno ještě před Vánoci, v jaké fázi jsou, kdy se ozveme po svátcích a co mohou očekávat v lednu. Je to drobnost, ale výrazně snižuje stres ( jejich i váš) a posiluje důvěru v celý proces. Samozřejmě by bylo ideální stihnout odbavit všechny a dokončit všechna výběrová řízení už v prosinci  před dovolenými, ale realita bývá často jiná. Navíc bych inzerci přes svátky nevypínala - nám se během nich vždy přihlásilo docela dost kandidátů.
• Zvláštní pozornost si podle mě zaslouží i lidé, kteří nastupují v lednu. U nich se opravdu vyplatí poslat všechny důležité informace ještě před svátky. Jasně popsat, jak to bude fungovat během Vánoc, a určit kontaktní osobu (která volno nemá nebo má nějakou pohotovostní službu), na kterou se mohou obrátit, kdyby cokoliv potřebovali. I když se nakonec nikdo neozve, ten pocit jistoty a péče má obrovský dopad na jejich nástupní zkušenost.
• Úklid se týká i klasické denní rutiny jako jsou e-maily, složky, štítky, disky, ... Ano, i HR mají chaos ve Stažených souborech, prezentace typu final_final_v2 a desítky verzí smluv a templatů. Vytvořit si jasnou strukturu složek, určit pravidla pro pojmenování složek a souborů napříč úložištěmi, vytvořit si nové štítky a složky v emailu, nastavit si automatická pravidla v inboxech a kalendáři, ale i vytvořit si složky v nástrojích jako je Canva, Gamma a dalšími. To vám v roce 2026 ušetří hodiny. Pořádek šetří čas.
• A pak tu máme projektové nástroje a to-do listy. Ať už používáte Asanu, Jira, Notion nebo papír, vyplatí se zavřít staré úkoly, smazat to, co už nedává smysl, a přejmenovat to-dočka tak, aby bylo jasné, proč tam jsou. Čistá hlava je v HR základ. Zároveň si osvojte pravidlo - všechny úkoly patří na jedno místo, nic nedržím v hlavě. Uleví se vám. 

• Prošla jsem si i svůj LinkedIn profil a zkontrolovala, jestli odpovídá tomu, co dnes v HR dělám a kam směřuji. Doplnila jsem relevantní dovednosti, absolvované kurzy, upravila headline i popis role, přidala trošku jiné O mně a ještě zvažuji po letech změnit banner. Uklidila jsem v inboxu zodpovězením na zprávy. Kdybych měla premium, nastavím si i automatickou odpověď během  nepřítomnosti.

• Do vánočního úklidu patří za mně i telefon, notifikace a aplikace. Telefon je pro mě do velké míry pracovní nástroj. A tak jsem si udělala čas na to projít, co opravdu používám, co mi bere pozornost a co už jen zabírá místo, přidala jsem si neznámá čísla, doplnila informace ke kontaktům, napárovala jsem si všechny inboxy a tak dále. 
• Další krok byl úklid newsletterů, předplatných a HR nástrojů. Odhlásit se z toho, co stejně jen mažu, a zkontrolovat, které nástroje ještě opravdu využíváme a které už jsou nadbytečné. Každá ušetřená koruna i licence se počítá. 
• Součástí úklidu byl pro mě i ten fyzický -poklizení si pracovního prostoru, a to i při práci z home office. Srovnané věci na stole, protříděné šuplíky a celkově připravené pracovní místo na první den je něco, co mně osobně baví. Na svátky zpravidla jezdíme pryč, takže po příjezdu jen sednu ke stolu a mohu fungovat. 
• Z praxe bych i doporučila naplánovat si první pracovní týden po volnu - vyhradit si čas na e-maily, kandidáty, follow-upy, 1:1 a podobně. Pokud si tento prostor vědomě neochráníte, velmi rychle ho zaplní jiná agenda a důležité věci zůstanou stát. Anebo ty věcí, co by vám pomohly se plynule vrátit do práce a ne do ni skočit rovnýma nohama. 
• A nakonec AI pomocníci. Vytvořila jsem si v ChatGPT pomocníky na opakující se HR úkoly, věci, které mě nebaví, a strukturování komunikace. Malá investice času, velká úspora energie  a ideální start do nového roku. Z tohohle bodu mám dlouhý to-do, co bych ráda zautomatizovala a jak si pomohla díky AI v 2026.  

Tenhle HR vánoční úklid mi zabral víc času, než jsem čekala. A to jsem systematická a pečlivá, ale někdy není čas a bordýlek se nahromadí. Jednou za čas si proto vyhrazuji den dva a čistím a rovnám. I nyní to za to stálo - mám lehkou hlavu a dobrý pocit, ale benefitovat budu až se opět vrhnu do práce, tj v lednu. Udržování už je jen rutina pohánění disciplínou. A co vy - děláte si pravidelně podobný úklid? A o se vám osvědčilo? Budu ráda za vaše tipy, ráda si svůj seznam a rutinu doplním.